10 minut szkolenia medialnego

Czasem nachodzi mnie myśl: Gdybym musiał, czy zdołałbym przygotować nowego rzecznika prasowego do pierwszego wywiadu dla mediów w nie dłużej niż 10 minut?

Tylko nieliczni początkujący rzecznicy prasowi mogą w kilka minut zdobyć mistrzowskie szlify – ale każdy może poprawić swój wynik na skali 0-10 punktów. Na przykład, ktoś kto startuje z poziomu "4" może poprawić ocenę o dwa punkty po kilkuminutowym intensywnym przygotowaniu.

Oto 9 informacji jakie przekazałbym nowemu rzecznikowi prasowemu w 10 minut – coś, co absolutnie musi wiedzieć.

Jeśli nie masz więcej czasu na przygotowanie do pierwszego kontaktu z reporterem, te instrukcje pomogą Ci zrobić dobre wrażenie i – mam nadzieję – osiągnąć swoje cele.

1. Opracuj kluczowe przesłanie.

Nie możesz spotkać się z dziennikarzem jeśli nie wiesz co mu powiesz. Zapisz na kartce trzy krótkie komunikaty, które przekażesz w wywiadzie.

2. Powtarzaj. Powtarzaj. Powtarzaj.

W każdej odpowiedzi umieść co najmniej jeden z kluczowych komunikatów. Nie powtarzaj ich jak papuga verbatim – utrwalaj tylko główną myśl każdego komunikatu.

3. Przejście.

Nie ma "idealnego" pytania. Twoim zadaniem jest przejście od krótkiej odpowiedzi na pytanie dziennikarza do kluczowego przesłania. Możesz to zrobić używając sprawdzonych zwrotów, na przykład, "Najważniejsze, aby pamiętać, że...", "Nie możemy przeoczyć faktu, że..." lub "Gołym okiem widać, że..."

4. Nie szukaj nowego przyjaciela.

Jeśli po kwadransie wywiadu czujesz, że wszystko dobrze się układa, możesz pomyśleć: "To nie takie trudne!" W chwili kiedy zaczniesz dostrzegać w reporterze przyjaciela, wchodzisz na śliską drogę – stąd łatwo o błąd. Dziennikarz może być prywatnie bardzo miłym człowiekiem – ale nie szukaj w nim sojusznika.

5. Mów prostym językiem.

Może lubisz wyszukane słownictwo i perfekcyjnie opanowałeś branżowy żargon – w rozmowie z dziennikarzem to w niczym nie pomoże. Wręcz przeciwnie. Trudne techniczne terminy, gramatyczne galimatiasy budują ścianę pomiędzy Tobą a dziennikarzem i czytelnikami. Komunikując się z opinią publiczną używaj potocznej polszczyzny i słów jakie zrozumie 12-latek.

6. Zaczynaj odpowiedź od konkluzji.

Odpowiadając na pytanie, zawsze zaczynaj od konkluzji. Na początek mów to, co najważniejsze. Jeśli masz czas, przedstaw uzasadnienie. W innym przypadku reporter może Ci przerwać w pół zdania.

7. Pokaż się z najlepszej strony.

Większość nowych rzeczników prasowych chce ukryć swoje osobiste atuty – wolą zaprezentować się jako "oficjalni" lub "profesjonalni" lub "wiarygodni" rzecznicy. W efekcie są... nudni. Bądź sobą. Gestykuluj. Patrz w oczy. Promieniuj pasją, energią i ciepłem. Uśmiechaj się :-)

8. Mów 10% głośniej.

Jeśli w telewizji będziesz mówić normalnym poziomem głosu, prawdopodobnie zabrzmi to monotonnie (ta uwaga nie dotyczy aktorów, śpiewaków operowych, nauczycieli i przedstawicieli innych "głośnych" zawodów). Telewizja większość z nas "wycisza" – to znaczy, że musisz mówić trochę głośniej niż zwykle. Więcej wigoru w głosie dodaje też energii mowie ciała.

9. Bądź odważny i rozważny.

Jeśli czujesz się niepewnie, na pewno tak też wyglądasz. Zamiast panikować po usłyszeniu trudnego pytania, potraktuj je jako okazję do wykazania się wiedzą i opanowaniem. Nawet jeśli nie udzielisz perfekcyjnej odpowiedzi, ludzie ocenią Ciebie bardziej przychylnie niż rzecznika, który ze strachu nie potrafi sklecić jednego sensownego zdania.

Bonus: Obejrzyj swój wywiad w telewizji, posłuchaj nagrania w radiu, przeczytaj artykuł. Tego się spodziewałeś? Co Cię zaskoczyło? Czego się nauczyłeś? Zrób notatki i wróć do nich po 24 godzinach. Tym razem na wnioski i naukę masz więcej niż 10 minut :-)

Jeśli masz pytanie o komunikacji z mediami lub szkoleniu medialnym, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

Jak ocalić skórę na trudnej konferencji prasowej

Organizujesz konferencję prasową i wiesz, że będzie gorąco, bo temat jest kontrowersyjny.

Spodziewasz się wielu trudnych pytań od dziennikarzy. Szykuje się "ostre strzelanie".

Planujesz maksymalnie skrócić czas spotkania z mediami, ale z drugiej strony, nie chcesz być posądzony o utrudnianie dostępu do informacji – kilka odpowiedzi na pytania dziennikarzy stworzy wrażenie, że jesteś otwarty i nie masz nic do ukrycia.

Oto metoda, która pokaże chęć współpracy z mediami i jednocześnie skróci czas kontaktu z dziennikarzami.

Kiedy konferencja prasowa dotyczy kontrowersyjnej sprawy, dobrze jest z góry określić czas odpowiedzi na pytania, na przykład: "Mam 10 minut na pytania," lub "Mam czas na pięć pytań."

Dobrą praktyką jest rozpoczęcie konferencji prasowej od krótkiego oświadczenia, w którym przekazuje się podstawowe fakty – kto, co, kiedy, gdzie, jak i dlaczego.

Teraz moment, w którym większość osób popełnia błąd.

We wstępnym oświadczeniu pojawiają się odpowiedzi na WSZYSTKIE podstawowe pytania. Reporterzy skrupulatnie wykorzystują swój czas na dociekliwe pytania. Nawet jeśli ograniczysz czas do pięciu minut, możesz mieć pewność, że wszystkie pięć minut będzie wypełnione najtrudniejszymi pytaniami.

Możesz tego uniknąć.

Wyobraź sobie jak przebiegnie konferencja prasowa jeśli rozpoczniesz ją od zwięzłego oświadczenia (max. 3 zdania), w którym celowo pominiesz pewne kluczowe informacje, wyznaczysz pięć minut na pytania i oddasz głos dziennikarzom.

Reporterzy będą musieli uzupełnić luki – bez tych informacji nie napiszą tekstu. Ty z kolei wykorzystasz te pięć minut na odpowiedzi na proste pytania "kto, co, kiedy, gdzie, jak i dlaczego" – zamiast odpowiadać na niewygodne pytania.

Opisana metoda prowadzenia konferencji prasowej przynosi znakomite efekty, ale należy ją stosować z umiarem.

Dobre relacje z mediami nie polegają na ograniczaniu kontaktu rzecznika prasowego z dziennikarzami do pięciu minut. Ale w pewnych sytuacjach (brak szczegółowych informacji, chwilowa niedyspozycja kluczowego pracownika, kłopoty techniczne) ta metoda może ocalić Ci skórę.

Ruszaj brwiami w telewizji

Telewizja lubi naturalność, spontaniczność i szczerość.

Kiedy występujesz w telewizji, zachowuj się jak najbardziej naturalnie. Dotyczy to mowy ciała i mimiki, w tym ruchu czoła i brwi.

Zdenerwowani ludzie nie ruszają brwiami. Ich twarz jest nieruchoma i płaska – tylko czasem pojawia się sztuczny uśmiech.

Każdy komunikuje się na dwóch poziomach: werbalnym i niewerbalnym. W telewizji ten drugi jest bardzo ważny.

Koncentrując się na dokładnie wyuczonych odpowiedziach na pytania dziennikarza, zachowujesz się jak zimny robot wykonujący zaplanowane zadanie – i tak też jesteś postrzegany.

Wiarygodne brwi

Jeśli chcesz być wiarygodny i budzić sympatię, powinieneś być swobodny i naturalny. To znaczy zachowywać się, ruszać i gestykulować jak w normalnej rozmowie.

Ludzie prowadzący konwersację podnoszą brwi, marszczą je, czasem podnoszą jedną brew i opuszczają drugą. Wszystko oczywiście w umiarze – naśladowanie Mr Spocka z filmu "Star Trek" wywoła tylko wesołość i niepochlebne komentarze.

Naturalne ruchy brwi dodają ekspresji oczom, które – jak wiadomo – są najważniejszym elementem twarzy w komunikacji. Ruchy brwi pomagają też przekazywać emocje: zdziwienie, pasję, rozbawienie i irytację.

Czy to znaczy, że namawiam do spędzenia godzin przed lustrem, żeby poprawić "pracę" brwi? Może sugeruję zatrudnienie trenera od ruchu brwiami?

Nie i nie.

Naturalne ruchy brwi

Nie musisz uczyć się od początku ruszania brwiami. Doskonale sobie z tym radzisz przez całe życie. Problem polega na tym, że większość osób tak stresuje występ przed kamerą, że zaczynają zachowywać się inaczej niż w zwykłej konwersacji.

Strach i stres dosłownie ich paraliżują – brwi nagle nienaturalnie nieruchomieją.

Nie pozwól, żeby to przytrafiło się także Tobie.

Jak rozmawiać z nierozgarniętym reporterem

Czasem słyszę narzekania klientów, że reporter, z którym przyszło im rozmawiać był po prostu głupi. Był naprawdę tępy czy tylko udawał?

Metoda "na głupka" to jedna ze sprytnych sztuczek inteligentnych dziennikarzy.

Oto trzy sytuacje, które mogą sugerować, że reporter nie jest członkiem Mensy:

1. Reporter próbuje zdobyć więcej informacji.

Reporter może powiedzieć "Przepraszam, ale nie rozumiem", żeby wydobyć więcej szczegółów. Na szkoleniach medialnych powtarzam: "Więcej słów, to więcej kłopotów." Im dłuższy wywiad, tym większe ryzyko, że powiesz coś, czego pożałujesz.

Zapytaj dziennikarza czego dokładnie nie rozumie i skup się na tej konkretnej kwestii. Twoim celem nie jest przekazanie reporterowi wiedzy jaką student zdobywa w ciągu semestru. Masz odpowiedzieć na pytania i przekazać trzy kluczowe komunikaty – nic więcej.

2. Nie wypowiadasz się jasno.

Reporter może powiedzieć "Przepraszam, ale nie rozumiem", żeby zachęcić Ciebie do odejścia od branżowego żargonu. Techniczne wyrażenia, skomplikowane definicje, pogmatwane idee trudno przetworzyć na proste zdania zrozumiałe dla czytelników.

Oto prosta sztuczka mojej koleżanki z telewizji. Kiedyś przeprowadzała wywiad z profesorem, który znany był z hermetycznego języka. Po 20 minutach stwierdziła, że nic z tego, co powiedział nie nadaje się do emisji na antenie. Dziękując za wywiad powiedziała: "Mam osobistą prośbę. Mój 10-letni siostrzeniec pasjonuje się nauką. Czy mogę prosić jeszcze o krótką wypowiedź na ten sam temat, którą mogłabym mu pokazać?" Naukowiec zgodził się i powiedział to samo prostymi słowami – właśnie to nagranie ukazało się wieczorem w programie.

Testuj swoje komunikaty na młodych ludziach. Jeśli z powodzeniem potrafią je powtórzyć własnymi słowami, to znak, że wygrałeś walkę z żargonem.

3. Reporter naprawdę jest nierozgarnięty.

Reporter może powiedzieć "Przepraszam, ale nie rozumiem", bo rzeczywiście jest niedouczony. W każdym zawodzie są osobnicy poniżej dopuszczalnej normy intelektualnej – dziennikarstwo nie jest wyjątkiem.

Także w takich okolicznościach – nie poddawaj się. Potraktuj rozmowę jako praktyczne ćwiczenie w prostej komunikacji. Przypomnij sobie zalecenie Alberta Einsteina: "Wszystko powinno być proste jak tylko to możliwe, ale nie prostsze."