Irytuje Cię obecność kamer i mikrofonów?

Irytuje Cię obecność reporterów na firmowej imprezie, walnym zebraniu akcjonariuszy czy publicznej debacie?

Reporterzy są ważną i wpływową grupą społeczną. Nie można ich lekceważyć, ale nie należy się ich bać. Ani, broń Boże, wypraszać z imprezy ("Kto was tu zapraszał?") lub przed nimi uciekać!

Jeżeli dziennikarze są na sali, powinieneś się cieszyć. Przyszli, bo uważają, że wydarzy się coś ciekawego i będą mogli o tym opowiedzieć.

Warto też pamiętać, że dzisiaj właściwie nie ma wydarzenia bez obecności mediów. Myślę o mediach społecznościowych i możliwości publikacji wszystkiego natychmiast online.

Dzięki PR możesz lepiej się przygotować, kontrolować sytuację i przyzwyczaić się do obecności mediów.

Kiedy media są na sali

Szefowie firm często domagają się, żeby wyznaczyć mediom specjalne miejsce i czas na nagranie wywiadów i wyłączyć je z bezpośredniej obserwacji zebrania, wystąpienia lub dyskusji. Wynika to głównie z braku zaufania do reporterów i ich skłonności do subiektywnej (czyli nieprzychylnej) oceny faktów i wypowiedzi.

Takie myślenie jest dziś przestarzałe. Każdy kto ma telefon komórkowy i dostęp do Internetu może być reporterem. Media masowe coraz chętniej sięgają do materiałów publikowanych w mediach społecznościowych – w większości bardzo subiektywnych. Nie musimy tego lubić, ale musimy nauczyć się z tym żyć.

Nigdy nie wiesz kto i gdzie opublikuje nagranie z imprezy, prezentacji lub zebrania. Możesz znaleźć to nagranie na Facebooku, Twitterze lub YouTube. Ktoś może wysłać e-maila do reporterów, których nie ma na liście zaproszonych na konferencję prasową. Może też na bieżąco informować o wszystkim konkurencję. Twoje gafy mogą natychmiast trafić do wszystkich serwisów społecznościowych.

Jak ograniczyć negatywne skutki obecności mediów

1. Pamiętaj, że wszystko co powiesz publicznie może być wykorzystane przez reporterów. Jeśli nie chcesz, żeby coś trafiło do mediów, nie mów tego – nawet szeptem :-)

2. Trzymaj się planu i tego, co chcesz powiedzieć. Większość problemów bierze się ze złego przygotowania i braku konsekwencji. Jeżeli ktoś zadaje pytanie na zebraniu odbiegające od głównego tematu, poproś, żeby wrócił do niego kiedy odbędzie się zebranie związane z tematem jego pytania.

3. Poproś o wyłączenie lub odłożenie telefonów komórkowych i tabletów. Nikt nie chce mówić do ludzi, którzy zamiast słuchać układają pasjansa. To nie wyeliminuje całkowicie możliwości nagrania, ale może zniechęcić.

4. Nagraj całe spotkanie, zebranie lub prezentację. Uczestnicy – uprzedzeni o nagraniu – będą mieli świadomość obecności włączonej kamery. Jeśli ktoś opublikuje własny fragment, będziesz mógł odnieść się do niego pokazując większą część i jej właściwy kontekst. Możesz też opublikować całe nagranie na firmowej stronie WWW.

5. Przygotuj się na niespodzianki. Błędów nie popełnia tylko ten, kto nic nie robi. Przygotuj plan kryzysowy z przećwiczonymi procedurami jak zachować się w konkretnej sytuacji.

6. Bądź w kontakcie z dobrą agencją PR. Pressence Public Relations ma bogate doświadczenie we współpracy z mediami, szczególnie w sytuacji kryzysowej. Eksperci PR pomogą opracować kluczowe komunikaty i poprowadzić imprezę tak, żeby wywołała spodziewany rezonans w mediach – chroniąc jednocześnie reputację Twojej firmy, instytucji czy organizacji.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu imprezy lub masz jakieś pytanie o PR, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

PS. Zobacz też bezpłatny "Krótki kurs PR".