wtorek, 24 stycznia 2017

ABC rzecznika prasowego

Rzecznik prasowy jest twarzą i głosem firmy, instytucji lub organizacji, którą publicznie reprezentuje.

Skuteczni rzecznicy prasowi są w cenie. Docenia się ich za prosty język, jasny styl i przekonujące argumenty. Najlepsi są ci, którzy potrafią zwięźle i fachowo odpowiadać na trudne pytania oraz zachować zimną krew w najtrudniejszej sytuacji.

Dzisiaj każda firma, instytucja lub organizacja jest medialna – wygrywają ci, którzy potrafią zrozumiale mówić o tym, co robią i dlaczego to robią. Bez doświadczonych rzeczników prasowych jest to niezmiernie trudne a w sytuacji kryzysowej praktycznie niewykonalne.

Oto zestawienie najważniejszych informacji, które pomogą przygotować się do prezentacji, wystąpienia publicznego i wywiadu dla mediów.

Wybór i szkolenie rzecznika prasowego

Doświadczenie z naszych szkoleń medialnych i tego, co widzimy w mediach uczy, że to, kto mówi jest co najmniej tak samo ważne jak to, co mówi. Dlatego rzecznik prasowy powinien:

1. dobrze prezentować się w mediach (właściwy ubiór i fryzura),

2. być zdecydowany, energiczny i pewny siebie,

3. mieć wiedzę o wykształceniu, nastawieniach i poglądach ludzi, do których mówi,

4. być wnikliwym obserwatorem i uważnym słuchaczem,

5. mieć talent do zjednywania sobie sympatii i poparcia ludzi,

6. być dobrze przygotowany do wypowiedzi,

7. umieć zachować spokój w sytuacji konfrontacji,

8. być otwarty na konstruktywną krytykę,

9. szybko oceniać fakty i podejmować właściwe decyzje,

10. cieszyć się pozytywną opinią wśród dziennikarzy.

Każdy rzecznik prasowy powinien regularnie podnosić swoje kwalifikacje na szkoleniach medialnych, warsztatach kryzysowych oraz szkoleniach z prezentacji i wystąpień publicznych.

Uczestnictwo w próbnych wywiadach przed kamerą pomaga rzecznikowi prasowemu ocenić swoje umiejętności a życzliwa krytyka i wskazówki trenera medialnego dotyczące treści i formy wypowiedzi wskazują co i jak poprawić.

Publiczność

Styl i forma wypowiedzi rzecznika prasowego są ważne, ale nic nie zastąpi treści.

Autorzy półminutowej reklamy telewizyjnej nadawanej w czasie największej oglądalności długo pracują nad głównym przesłaniem. Podobnie należy podchodzić do każdego wywiadu dla mediów.

Podstawą przygotowania do wystąpienia w mediach jest opracowanie trzech kluczowych komunikatów i przećwiczenie odpowiedzi na pytania jakie może zadać reporter. To wymaga dokładnego poznania zainteresowań, poglądów i wiedzy ludzi, do których będzie mówił rzecznik.

Oto 10 porad ułatwiających komunikację z mediami:

1. Przygotuj do wywiadu trzy najważniejsze punkty (coś co mają zapamiętać czytelnicy, słuchacze lub widzowie). Jeśli masz ich więcej, zostaw resztę na następny wywiad.

2. Zastanów się jakie pytania może zadać reporter. O co media pytają w podobnych sytuacjach? Co chciałbyś wiedzieć gdybyś był klientem swojej firmy? Przećwicz odpowiedzi na te pytania.

3. Każdą odpowiedź zaczynaj od konkluzji – potem wytłumacz dlaczego tak uważasz.

4. Nie okłamuj reportera ani nie wprowadzaj go celowo w błąd.

5. Nie mów ani za dużo ani za mało. Jeśli powiesz mniej, zawsze możesz coś dodać. Jeśli powiesz za dużo, nie możesz tego wycofać.

6. Nigdy nie mów reporterowi czegoś o czym nie chcesz przeczytać w gazecie, usłyszeć w radiu lub zobaczyć w telewizji. Reporter może wykorzystać wszystko, co mu powiesz.

7. Nie oceniaj pytań reportera. Nie ma pytań lepszych i gorszych. Wszystkie są dobre, bo jesteś dobrze przygotowany do wywiadu.

8. Jeśli nie możesz odpowiedzieć na pytanie reportera, wytłumacz dlaczego, na przykład podaj podstawę prawną.

9. Jeśli się pomylisz, od razu skoryguj pomyłkę.

10. Jeśli czegoś nie wiesz, przyznaj się do tego. Powiedz kiedy zdobędziesz brakujące informacje i przekaż je reporterowi zgodnie z obietnicą.

Wygląd osobisty

To jak rzecznik prasowy prezentuje się w mediach nie może przesłaniać tego, co mówi. Wygląd i zachowanie mogą jednak zwiększyć lub zmniejszyć jego wiarygodność. Oto podstawowe zasady dotyczące wyglądu i ubioru:

1. Ubierz się konserwatywnie.

2. Dla mężczyzn najlepszy jest ciemny garnitur (ale nie czarny) i gładka koszula (jasno niebieska lub écru). Dla pań ciemna klasyczna garsonka i jasna bluzka.

3. Skarpetki długie zakrywające łydki. Rajstopy bez szwów i wzmocnień na palcach i piętach.

4. Żadnej rzucającej się oczy biżuterii i ozdób.

5. Kieszenie bez kluczy i bilonu.

6. W ważniejszych wystąpieniach używaj delikatnego matowego makijażu ukrywającego niedoskonałości cery.

7. Nie używaj szkieł fotochromatycznych lub okularów słonecznych.

Język ciała

Zawodowi aktorzy potrafią wykorzystać język do ciała do pokazania swoich emocji. Doświadczony rzecznik prasowy też wie jak pokazać emocje za pomocą głosu, gestów i mimiki.

Oto przykłady gestów i zachowań, które budują zaufanie i zwiększają wiarygodność:

1. Patrz w oczy.

2. Pochyl się na krześle lub fotelu trochę do przodu.

3. Wysłuchaj uważnie każdego pytania do końca.

4. Słuchaj co mówią inni.

5. Patrz na reportera kiedy zadaje pytanie.

Oto przykład gestów i zachowań, które pokazują zdenerwowanie, lęk lub niechęć:

1. Siedzenie ze ściśniętymi nogami.

2. Skrzyżowanie nóg w kostkach pod krzesłem.

3. Stopa schowana za łydkę.

4. Mocno zaciśnięte dłonie.

5. Zaciśnięte usta.

6. Nienaturalny śmiech.

7. Kurczowe trzymanie się poręczy krzesła, fotela lub stołu.

8. Bawienie się długopisem.

9. Stukanie palcami o blat stołu.

10. Zgarbiona sylwetka.

Oto ruchy pokazujące zniecierpliwienie lub dyskomfort:

1. Siedzenie z nogą założoną na nogę i "kopanie w powietrze".

2. Kręcenie się na krześle.

3. Przewracanie oczami.

Oto ruchy oczu pokazujące znudzenie lub przyznanie się do winy:

1. Patrzenie na sufit.

2. Odwracanie oczu od publiczności.

3. Spoglądanie w okno.

4. Zamykanie oczu.

5. Spuszczanie wzroku.

Radzenie sobie ze stresem

Odrobina stresu przed wystąpieniem publicznym lub wywiadem dla mediów jest zupełnie naturalna. Poziom zdenerwowania jest odwrotnie proporcjonalny do przygotowania.

Jak sobie radzić ze stresem?

1. Wykonaj kilka ćwiczeń relaksacyjnych (zrób trzy głębokie oddechy, rozluźnij mięśnie, policz od 20 do 1).

2. Lekkie zdenerwowanie wyzwala adrenalinę, która z kolei dodaje energii.

3. Potraktuj lekki stres jako sygnał gotowości do działania, na przykład rozpoczęcia prezentacji lub wywiadu dla mediów.

Pytania do rzecznika prasowego po wywiadzie dla mediów

Czy:

1. ______ zrobiłeś wszystko, co sobie zaplanowałeś?

2. ______ przekazałeś trzy kluczowe komunikaty?

3. ______ kontrolowałeś przebieg wywiadu?

4. ______ mówiłeś prawdę?

5. ______ zachowałeś spokój?

6. ______ unikałeś pułapek zastawionych przez reportera?

7. ______ kontrowałeś mowę ciała?

8. ______ wysłuchałeś uważnie każdego pytania do końca?

9. ______ odpowiedziałeś na wszystkie pytania?

10. ______ unikałeś zawodowego żargonu?

11. ______ odpowiadałeś krótko na pytania reportera?

12. ______ prostowałeś nieprawdziwe informacje?

13. ______ nie kłóciłeś się z reporterem?

14. ______ budowałeś reputację wiarygodnego rzecznika prasowego?

15. ______ reporter umówił się od razu na kolejny wywiad?

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym dla rzeczników prasowych, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

PS. Zobacz też "Test skuteczności rzecznika prasowego".

czwartek, 19 stycznia 2017

Dlaczego zostałem trenerem medialnym

Jednym z głównych powodów dlaczego w 2000 roku zostałem trenerem medialnym było rozczarowanie efektami pracy innych trenerów. Na szkoleniach dominowały wykłady i prezentacje. Nie zawsze w programie były ćwiczenia wystąpień przed kamerą.

Zauważyłem brak połączenia programów szkoleń ze strategią komunikacyjną firmy klienta (prawda, że najpierw trzeba ją mieć) oraz codziennymi sytuacjami i zachowaniami w pracy. Nie może być tak, że to, co się dzieje i o czym się mówi na szkoleniu bardzo się różni od tego, czym żyje firma.

Dobre szkolenie medialne zmienia zachowanie – a to prowadzi do zmiany nastawienia. Zachowanie można zmieniać tylko na ćwiczeniach. Dlatego na naszych szkoleniach stawiamy na odgrywanie ról, symulacje i gry komunikacyjne. Teoria jest ograniczona do minimum. Większość materiałów uczestnicy otrzymują przed szkoleniem.

Wśród trenerów medialnych przeważają byli dziennikarze. Ja też zaliczam się do tej grupy. Pracowałem ponad 10 lat w Polskim Radiu i TVP. Zostałem trenerem medialnym, bo wiem jak pracują media elektroniczne w odróżnieniu od trenerów, którzy albo wcale nie pracowali w mediach albo pracowali tylko w prasie.

Przygotowując strategie komunikacyjne dla swoich klientów uczulam ich na to jak ważny jest w wywiadzie dla mediów dobór słów, porównań i przykładów – wszystko musi być przekazane w zrozumiałym kontekście i podporządkowane nadrzędnym celom biznesowym.

W mediach pracuje coraz więcej młodych reporterów bez praktyki w wywiadach z szefami firm. Bywa, że brak doświadczenia nadrabiają młodzieńczą brawurą i zadają zaczepne pytania lub – na odwrót – są nieśmiali i gubią się w pytaniach. Szkolenie medialne musi przygotować do kontaktów także z takimi reporterami.

Na szkoleniu medialnym uczymy rzeczników prasowych rozpoznawania momentów kiedy należy przestać mówić. To prawda, że milczenie w mediach nie zawsze jest złotem. Ale z drugiej strony, lepiej na początek powiedzieć mniej i później coś dodać niż powiedzieć jedno słowo za dużo. Nadmiar informacji wywołuje zamieszanie i zmniejsza kontrolę nad przebiegiem wywiadu.

Nie wszyscy trenerzy rozumieją, że osoby, które przychodzą na szkolenia medialne niekoniecznie muszą kochać występy w mediach. Nawet niektórzy aktorzy nie przepadają za wywiadami dla mediów – a co dopiero eksperci, analitycy, inżynierowie, lekarze, nauczyciele, itd. Dobry trener uczy jak rozpoznawać objawy stresu i pokazuje jak sobie z nim radzić.

Zauważyłem też, że czasem drobna korekta stylu komunikacji (na przykład poprawa kontaktu wzrokowego) wywołuje dużą pozytywną zmianę, którą można wykorzystać nie tylko w kontaktach z mediami, na przykład w prezentacjach, wystąpieniach publicznych i rozmowach ze współpracownikami.

Konkluzja

Złe szkolenie medialne jest kosztem, stratą lub karą. Dobre szkolenie jest inwestycją, która przyniesie korzyści, satysfakcję i zysk.

Media są żarłoczną i bezwzględną bestią. Jeżeli uważasz, że dasz sobie radę w każdym kontakcie z mediami, powodzenia. Jeśli jednak zrobisz jakiś błąd, życzę, żeby kolejka w urzędzie pracy nie była długa.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

czwartek, 29 grudnia 2016

Wilki w owczej skórze, czyli nie odpowiadaj na hipotetyczne pytania

"Co by było gdyby reporter zadał w wywiadzie hipotetyczne pytanie?" – zapytał jeden z uczestników naszego szkolenia medialnego.

"Czy to jest hipotetyczne pytanie o hipotetycznych pytaniach?" – odpowiedziałem pytaniem na pytanie.

Pytania hipotetyczne są niebezpieczne, bo prowokują do spekulacji: co by było gdyby?

W pytaniu hipotetycznym reporter może postawić każdą tezę – przypuszczenie i spekulacja mają w takim pytaniu takie same prawa jak fakty i prawda.

Powiedzmy, że jesteś prezesem elektrowni atomowej, który rozmawia z reporterem o zabezpieczeniu elektrowni przed atakiem terrorystycznym.

Reporter: Co by było gdyby terroryści wdarli się na teren elektrowni?

Ty: To jest niemożliwe ze względu na zaawansowane systemy bezpieczeństwa.

Reporter: A gdyby te systemy zawiodły?

Ty: Mamy zabezpieczenia rezerwowe.

Reporter: A gdyby i te zabezpieczenia zawiodły?

Ty: Nie mieliśmy takiego przypadku.

Reporter: A gdyby jednak był ten pierwszy raz?

Odpowiadając na pierwsze spekulacyjne pytanie uruchamiasz sekwencję pytań, które uwiarygodniają bardzo mało prawdopodobne scenariusze. Dajesz także reporterowi materiał do cytowania w artykule.

Pytania hipotetyczne mogą być ciekawe, ale odpowiedzi nie rozwiązują żadnego realnego problemu. Co gorsza, odpowiedzi na hipotetyczne pytania mogą (w zależności od konstrukcji pytania) wpłynąć na podejmowane decyzje. Przypominają wilki w owczej skórze – niby niewinne, ale mogą zasiać ziarno niepewności.

Na przykład, badania pokazują, że ludzie pytani czy zrezygnowaliby z głosowania w wyborach na kandydata, gdyby udowodniono mu wzięcie łapówki (tylko teoretycznie), są gotowi nie tylko zmienić pozytywne o nim zdanie, ale także zrezygnować z oddania na niego głosu. Gdyby jednak dowiedzieli się, że odrzucił propozycję łapówki (tylko teoretycznie), mogą zwiększyć do niego sympatię i przenieść na niego swój głos w wyborach. Jak widać, teoretyczna dywagacja może wpływać na konkretne działania. Efekt zależy od treści hipotezy.

Zabawa w teoretyczne dywagacje w mediach nie ma sensu – nie można jej definitywnie rozstrzygnąć ani wygrać. Najlepiej ograniczyć się do mówienia o tym, co pewne. Na przykład, jeśli w zakładzie w wypadku został ranny pracownik i reporter pyta: "A co będzie jeśli on umrze?", nie mów co byś zrobił dla rodziny zmarłego. Powiedz natomiast: "Krzysztof jest w szpitalu, ma znakomitą opiekę i trzymamy za niego kciuki."

A co z pytaniem: "Co by było gdyby terroryści wdarli się na teren elektrowni?" Odpowiedz: "Nie było takiego przypadku. Jesteśmy przygotowani, żeby to uniemożliwić i ochronić nasz zakład i naszych pracowników." Jeżeli reporter nie ustąpi ("A gdyby te zabezpieczenia zawiodły?), powtórz pierwszą odpowiedź.

Przy okazji, jest jeden rodzaj pytań hipotetycznych, na które chętnie odpowiadamy na naszych szkoleniach medialnych, zamkniętych imprezach firmowych i prywatnych spotkaniach. Chodzi o pytania w rodzaju "Jakie trzy książki wziąłbyś ze sobą gdybyś miał resztę życia spędzić na bezludnej wyspie?", "Co byś zmienił w swojej firmie gdybyś został jej szefem na jeden dzień?" lub "Co byś zrobił gdyby reporter zadzwonił o trzeciej w nocy?"

Jeśli potrzebujesz szkolenia medialnego lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

Kontakt

Nazwa

E-mail *

Wiadomość *