czwartek, 15 września 2016

Kurtyna w górę, czyli 7 rodzajów wywiadów dla mediów

Aktorzy wiedzą, że inaczej gra się w teatrze, inaczej w filmie i jeszcze inaczej w telewizji. Podobnie doświadczeni praktycy PR i rzecznicy prasowi potrafią dopasować styl i formę wypowiedzi stosownie do medium.

W telewizji widzowie zwracają ogromną uwagę na wygląd i zachowanie. Ubiór, fryzura, mimika i gesty wpływają na ocenę tego, co mówi rzecznik prasowy.

Radio jest bardzo osobistym medium (stwarza iluzję bliskości). Głos dużo mówi o nastroju, emocjach i osobowości rozmówcy – ciepły i łagodny zachęca do słuchania a agresywny i piskliwy zniechęca.

Znajomość wymagań i specyfiki poszczególnych rodzajów wywiadów pomaga lepiej się do nich przygotować i skutecznie je kontrolować.

Oto krótka lista 7 rodzajów wywiadów dla mediów. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę wiedzę reportera o Twojej firmie, to czy reporter pracuje dla mediów branżowych, krajowych czy lokalnych oraz czy wywiad będzie na żywo czy nagrywany.

1. Wywiad dla prasy: Reporter potrzebuje do artykułu nie tylko ciekawych informacji, ale także atrakcyjnych cytatów. Czasem przychodzi z gotowym pomysłem (ma jakąś tezę), ale czasem potrzebuje inspiracji. Dlatego dobrze jest zacząć wywiad od tego, co dla Ciebie jest najważniejsze i powtórzyć to na koniec. Takie aktywne podejście nie może przerodzić się w gadulstwo – powiedz co masz do powiedzenia i kropka. Może się zdarzyć, że reporter przyjdzie z kamerą – video będzie opublikowane na internetowej stronie redakcji.

2. Wywiad telefoniczny dla prasy: Ten format stał się bardzo popularny po fali zwolnień w newsroomach (związanej z redukcją kosztów) i zwiększonej presji na efekty pracy (więcej tekstów w krótszym czasie). Reporterzy spędzają teraz mniej czasu w terenie i więcej w redakcji. W rozmowach przez telefon potrafią być bardziej agresywni i zadawać bardziej dociekliwe pytania. Rozmowa powinna odbywać się w pomieszczeniu, do którego nikt nie wejdzie w czasie wywiadu – z dala od wszelkich hałasów. Lepiej rozmawiaj na stojąco. Taka pozycja dodaje pewności siebie i energii oraz pomaga mówić bardziej naturalnie. Wywiad przez telefon jest krótszy od bezpośredniej rozmowy twarzą w twarz i nie przekracza 10 minut.

3. Wywiad na odległość: Ulubiony format telewizyjnych stacji informacyjnych, na przykład TVP Info i TVN24. Rozmówca siedzi w odległym studio ze słuchawką w uchu i nie widzi dziennikarza. Udany wywiad zależy od nawiązania dobrego kontaktu z dziennikarzem (krótkie, rzeczowe i jasne odpowiedzi) i utrzymania kontaktu wzrokowego (patrz w obiektyw kamery). Przygotuj się także na wypowiedź innej osoby w studio na żywo (najczęściej Twojego oponenta). Przed zgodą na wywiad zapytaj dziennikarza o temat i dowiedz się co go najbardziej interesuje.

4. Wywiad z zaskoczenia: Może się zdarzyć, że reporter poprosi Cię znienacka o krótką wypowiedź na ulicy w drodze do pracy albo przed wejściem do sądu (przed rozprawą sądową). Nie możesz sobie pozwolić na ucieczkę czy zbycie go szkodliwym "bez komentarza". Odpowiedz krótko i ogólnie na pierwsze pytanie i powiedz kiedy będziesz mógł poświęcić reporterowi więcej czasu (zapraszam na konferencję prasową o 14:00).

5. Wywiad w programie talk-show: Wygodna sofa, miłe wprowadzenie, sympatyczny prowadzący. Niebezpieczeństwo tego wywiadu polega wywołaniu złudnego poczucia spokoju, relaksu i zaufania. Możesz błysnąć refleksem, poczuciem humoru i inteligencją. Możesz też na oczach milionów zrobić z siebie głupca. Wszystkie anegdoty, żarty i bon moty powinny być przećwiczone i wyglądać – jak w dobrym przedstawieniu teatralnym – jakby przyszły do głowy w ostatniej chwili.

6. Krótka wypowiedź: Rzecznik prasowy może być poproszony o krótką wypowiedź do kamery lub mikrofonu (najczęściej komentarz). Krótka wypowiedź jest przede wszystkim... krótka – ma nie więcej niż 10 sekund. Musi być zwięzła, rzeczowa i zrozumiała za pierwszym razem. Dobrze jest dodać przykład z życia lub barwne porównanie. Czasem taka wypowiedź może być nagrana jako zwiastun dłuższego wywiadu.

7. Wywiad przez Skype'a: Coraz więcej wywiadów w telewizji odbywa się za pośrednictwem Skype'a, bo to rozwiązanie wygodne i tanie (nie trzeba wysyłać ekipy na wywiad). Nowoczesne łącza internetowe gwarantują przyzwoitą jakość dźwięku i obrazu. Przed wywiadem przez Skype'a warto zainwestować w profesjonalny mikrofon i wygodne słuchawki oraz zadbać o właściwe tło.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu się do wywiadu dla mediów lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

czwartek, 8 września 2016

Kiedy szef ucieka przed szkoleniem medialnym

Kiedy szef firmy mówi, że nie chce szkolenia medialnego, jego rzecznik prasowy lub osoba zajmująca się PR nie może spać spokojnie.

Taka decyzja nie tylko zmniejsza szanse na pozytywne wzmianki o firmie w mediach, ale także wystawia ją na dodatkowe niebezpieczeństwo w sytuacji kryzysowej. Kiedy wydarzy się coś złego, kto wystąpi w mediach? Z kim będą chcieli rozmawiać reporterzy?

Można oczywiście wykorzystać inne osoby z kierownictwa, które przeszły niedawno szkolenie medialne, ale czasem nie ma wyboru – reporterzy chcą rozmawiać wyłącznie z najważniejszą osobą w firmie w przypadku ofiar śmiertelnych lub ciężko rannych.

Dlaczego szef unika szkolenia medialnego

Często przeszkodą w przekonaniu szefa do szkolenia medialnego jest jego bogate doświadczenie w wystąpieniach publicznych (prezentacje dla inwestorów, konferencje branżowe, spotkania z akcjonariuszami). Niektórzy mają także za sobą udane wystąpienia w sejmowych komisjach lub na salach sądowych. To daje im pewność siebie i przekonanie, że równie dobrze poradzą sobie w wywiadach dla mediów.

Czy takie doświadczenie pozwoli im zachować się odpowiednio w przypadku wywiadu z zaskoczenia (na przykład w drodze z domu do pracy), debaty w telewizyjnym studio z agresywnym adwersarzem lub wywiadu na żywo na odległość (dziennikarz w studio, rozmówca gdzieś w terenie)? Kto powiedział im o reporterskich podstępach i metodach wymuszenia udzielenia informacji? Kto zapoznał z pułapkami prawa prasowego?

Oto 6 powodów dlaczego niektórzy szefowie firm, instytucji i organizacji nie chcą szkoleń medialnych:

1. Mieli szkolenie medialne kilka lat temu.

Świat mediów szybko się zmienia. Zmienia się także styl pracy reporterów (więcej kontaktów przez telefon). Trochę inaczej buduje się dziś kluczowe przekazy (są krótsze niż kilka lat temu). Bycie rzecznikiem prasowym wymaga specjalnych umiejętności – im więcej ćwiczeń, tym lepsze efekty w wywiadach dla mediów.

2. Wstydzą się występować przed kamerą w obecności swoich podwładnych.

Na szkoleniu medialnym nie ma się czego wstydzić. To prawda, że osoby z dużym ego nie lubią kiedy na forum grupy dyskutuje się o ich błędach w występach przed kamerą. Ale zawsze jest to dyskusja konstruktywna prowadzona przez życzliwego trenera. Poza tym, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby przeprowadzić szkolenie dla jednej osoby.

3. Wolą, żeby ktoś inny reprezentował firmę w mediach.

Jest wiele sytuacji kiedy zamiast szefa w mediach może wystąpić ktoś inny. Po szkoleniu medialnym firmę może reprezentować z powodzeniem kilka osób. Ale w sytuacji kryzysowej szef nie może chować się za plecami pracowników – musi być widoczny w mediach. Umiejętności ze szkoleń medialnych można wykorzystywać także w innych sytuacjach zawodowych, na przykład na zebraniach, prezentacjach, spotkaniach z klientami i w rozmowach ze współpracownikami.

4. Uważają, że poradzą sobie z każdym pytaniem reportera.

Szefowie wiedzą jak odpowiadać na pytania inwestorów, pracowników, partnerów biznesowych i urzędników. Ale odpowiedzi na pytania reporterów to zupełnie inne wyzwanie. Jeśli będą tylko odpowiadali na ich pytania, nigdy nie będą zadowoleni z wywiadu. Na szkoleniu medialnym nauczą się jak kontrolować przebieg wywiadu i mówić to na czym im najbardziej zależy – jasno, pewnie i przekonująco.

5. Sądzą, że media nigdy nie zainteresują się ich firmą.

Kryzys może dotknąć każdą firmę. Nawet drobny wypadek, awaria systemu informatycznego, utrata danych lub wycofanie produktu z rynku może zainteresować media. Każda firma powinna mieć aktualną strategię komunikacji kryzysowej i plan utrzymania ciągłości działania ze sprawdzonym w praktyce planem komunikacji kryzysowej.

6. Nie widzą żadnej wartości w utrzymywaniu kontaktów z mediami i udzielaniu wywiadów.

Każdy udany występ w mediach zwiększa zainteresowanie firmą i buduje ekspercką reputację jej szefa. Ciekawy i angażujący wywiad z jasnymi przekazami pozycjonuje go jako branżowego lidera opinii.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym lub masz pytanie o relacjach z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

wtorek, 30 sierpnia 2016

Stare i nowe relacje z mediami

Na naszych szkoleniach medialnych czasem słyszymy narzekania uczestników, że muszą przed każdym wystąpieniem w mediach uzyskać zgodę rzecznika prasowego lub szefa PR. Nie rozumieją dlaczego firma najpierw wysyła ich na szkolenie medialne i potem ogranicza im dostęp do mediów.

Najgorzej jest w międzynarodowych korporacjach – tam, gdzie główna siedziba jest na innym kontynencie w innej strefie czasowej.

Wcale nie tak dawno większość firm miała jednego rzecznika prasowego – zwykle był to pracownik działu PR. Reporterzy znali tę osobę i do niej kierowali wszystkie zapytania.

Takie rozwiązanie sprawdzało się w czasach kiedy media mogły dłużej czekać na odpowiedź firmy. Przed pojawieniem się Internetu reporterzy mogli poczekać na informacje nawet kilka godzin. Firmy miały więcej czasu na przygotowanie odpowiedzi i zatwierdzenie jej przez prawników i inne działy.

Dzisiaj jest inaczej:

1. Reporterzy nie chcą rozmawiać z rzecznikiem prasowym. Chcą informacji od eksperta – kogoś kto "wie najwięcej o sprawie."

2. Pojawiły się szkolenia medialne, na których firmy jak Pressence Public Relations uczą komunikacji z mediami i zwiększają pewność siebie przed kamerą i mikrofonem.

3. Na rynku jest więcej nowych mediów (na przykład portale internetowe, telewizyjne kanały tematyczne, lokalne stacje radiowe) i nowoczesna technologia wymusza szybsze reakcje na zapytania mediów.

Te trzy zmiany poszerzyły grupę osób kontaktujących się bezpośrednio z mediami – pod warunkiem uzyskania zgody przełożonego, rzecznika prasowego lub szefa PR.

Jeśli Twoja firma, instytucja lub organizacja szuka równowagi pomiędzy swoim strategicznym interesem w komunikacji z mediami i opinią publiczną a prawem do swobody wypowiedzi warto wziąć pod uwagę siedem sugestii:

1. Opracuj politykę komunikacji z mediami i zapoznaj z nią wszystkich pracowników. Na przykład odpowiedz na takie pytania:

a. Kto może rozmawiać z mediami i na jakie tematy?

b. Kiedy i jak informować przełożonego o kontakcie z mediami?

c. Kiedy osoba upoważniona do kontaktów z mediami może udzielić wywiadu bez zgody przełożonego?

d. Czy pracownicy mogą korzystać w pracy z mediów społecznościowych? O czym mogą rozmawiać na swoich służbowych profilach?

e. Co robić w przypadku pomyłki w artykule lub materiale radiowym lub telewizyjnym? Jak korygować błędy?

2. Uważaj na wywiady z zaskoczenia (na przykład zaskakujący telefon do domu). Powiedz pracownikom, którzy nie mogą rozmawiać z mediami jak grzecznie odrzucić propozycję wypowiedzi ("Nie wolno mi rozmawiać z mediami" robi fatalne wrażenie.)

3. Organizuj systematyczne szkolenia medialne dla osób, które będą reprezentowały firmę w mediach – także krótkie warsztaty dla odświeżenia wiedzy.

4. Rozróżniaj pomiędzy rutynowymi kontaktami z mediami a kontaktami w sytuacji kryzysowej. Na przykład odpowiedź na zapytanie reportera regionalnej stacji radiowej o darowiznę dla lokalnego stowarzyszenia nie musi być zatwierdzana przez rzecznika prasowego czy szefa PR w głównej siedzibie firmy. Inaczej jest z wywiadem dla "Rzeczpospolitej" lub TVN 24 o poważnym lokalnym konflikcie.

5. Przekaż rzecznikom prasowym szablony z głównymi punktami do wypowiedzi w konkretnych sytuacjach, na przykład akcja protestacyjna związków zawodowych, awaria systemu informatycznego lub dyscyplinarne zwolnienie pracownika.

6. Korzystaj w komunikacji z najnowszej technologii (smartfon, tablet i e-mail) ułatwiającej kontakty pracowników z rzecznikiem prasowym i szefem PR. Ale nie zapominaj o prawie Murphy'ego (wszystko może się zepsuć kiedy będziesz tego najbardziej potrzebował).

7. Rozważ potrzebę współpracy z agencją PR, która udzieli błyskawicznego wsparcia lokalnemu rzecznikowi prasowemu w sytuacji kryzysowej na miejscu awarii, wypadku lub katastrofy.

Konkluzja

W każdej firmie, instytucji lub organizacji część uprawnień do podejmowania operacyjnych decyzji (dotyczących maszyn, urządzeń i ludzi) jest przekazywana na niższe szczeble.

Delegowanie zadań, uprawnień i obowiązków (rozumiane jako dzielenie się władzą i odpowiedzialnością) skraca proces decyzyjny, motywuje do działania i zwiększa lojalność – sprawdza się jeżeli nie przekracza kompetencji pracownika. Nie bój się przekazać wybranym osobom prawa do komunikacji z mediami.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym lub masz pytanie o relacjach z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

Kontakt

Nazwa

E-mail *

Wiadomość *