wtorek, 30 sierpnia 2016

Stare i nowe relacje z mediami

Na naszych szkoleniach medialnych czasem słyszymy narzekania uczestników, że muszą przed każdym wystąpieniem w mediach uzyskać zgodę rzecznika prasowego lub szefa PR. Nie rozumieją dlaczego firma najpierw wysyła ich na szkolenie medialne i potem ogranicza im dostęp do mediów.

Najgorzej jest w międzynarodowych korporacjach – tam, gdzie główna siedziba jest na innym kontynencie w innej strefie czasowej.

Wcale nie tak dawno większość firm miała jednego rzecznika prasowego – zwykle był to pracownik działu PR. Reporterzy znali tę osobę i do niej kierowali wszystkie zapytania.

Takie rozwiązanie sprawdzało się w czasach kiedy media mogły dłużej czekać na odpowiedź firmy. Przed pojawieniem się Internetu reporterzy mogli poczekać na informacje nawet kilka godzin. Firmy miały więcej czasu na przygotowanie odpowiedzi i zatwierdzenie jej przez prawników i inne działy.

Dzisiaj jest inaczej:

1. Reporterzy nie chcą rozmawiać z rzecznikiem prasowym. Chcą informacji od eksperta – kogoś kto "wie najwięcej o sprawie."

2. Pojawiły się szkolenia medialne, na których firmy jak Pressence Public Relations uczą komunikacji z mediami i zwiększają pewność siebie przed kamerą i mikrofonem.

3. Na rynku jest więcej nowych mediów (na przykład portale internetowe, telewizyjne kanały tematyczne, lokalne stacje radiowe) i nowoczesna technologia wymusza szybsze reakcje na zapytania mediów.

Te trzy zmiany poszerzyły grupę osób kontaktujących się bezpośrednio z mediami – pod warunkiem uzyskania zgody przełożonego, rzecznika prasowego lub szefa PR.

Jeśli Twoja firma, instytucja lub organizacja szuka równowagi pomiędzy swoim strategicznym interesem w komunikacji z mediami i opinią publiczną a prawem do swobody wypowiedzi warto wziąć pod uwagę siedem sugestii:

1. Opracuj politykę komunikacji z mediami i zapoznaj z nią wszystkich pracowników. Na przykład odpowiedz na takie pytania:

a. Kto może rozmawiać z mediami i na jakie tematy?

b. Kiedy i jak informować przełożonego o kontakcie z mediami?

c. Kiedy osoba upoważniona do kontaktów z mediami może udzielić wywiadu bez zgody przełożonego?

d. Czy pracownicy mogą korzystać w pracy z mediów społecznościowych? O czym mogą rozmawiać na swoich służbowych profilach?

e. Co robić w przypadku pomyłki w artykule lub materiale radiowym lub telewizyjnym? Jak korygować błędy?

2. Uważaj na wywiady z zaskoczenia (na przykład zaskakujący telefon do domu). Powiedz pracownikom, którzy nie mogą rozmawiać z mediami jak grzecznie odrzucić propozycję wypowiedzi ("Nie wolno mi rozmawiać z mediami" robi fatalne wrażenie.)

3. Organizuj systematyczne szkolenia medialne dla osób, które będą reprezentowały firmę w mediach – także krótkie warsztaty dla odświeżenia wiedzy.

4. Rozróżniaj pomiędzy rutynowymi kontaktami z mediami a kontaktami w sytuacji kryzysowej. Na przykład odpowiedź na zapytanie reportera regionalnej stacji radiowej o darowiznę dla lokalnego stowarzyszenia nie musi być zatwierdzana przez rzecznika prasowego czy szefa PR w głównej siedzibie firmy. Inaczej jest z wywiadem dla "Rzeczpospolitej" lub TVN 24 o poważnym lokalnym konflikcie.

5. Przekaż rzecznikom prasowym szablony z głównymi punktami do wypowiedzi w konkretnych sytuacjach, na przykład akcja protestacyjna związków zawodowych, awaria systemu informatycznego lub dyscyplinarne zwolnienie pracownika.

6. Korzystaj w komunikacji z najnowszej technologii (smartfon, tablet i e-mail) ułatwiającej kontakty pracowników z rzecznikiem prasowym i szefem PR. Ale nie zapominaj o prawie Murphy'ego (wszystko może się zepsuć kiedy będziesz tego najbardziej potrzebował).

7. Rozważ potrzebę współpracy z agencją PR, która udzieli błyskawicznego wsparcia lokalnemu rzecznikowi prasowemu w sytuacji kryzysowej na miejscu awarii, wypadku lub katastrofy.

Konkluzja

W każdej firmie, instytucji lub organizacji część uprawnień do podejmowania operacyjnych decyzji (dotyczących maszyn, urządzeń i ludzi) jest przekazywana na niższe szczeble.

Delegowanie zadań, uprawnień i obowiązków (rozumiane jako dzielenie się władzą i odpowiedzialnością) skraca proces decyzyjny, motywuje do działania i zwiększa lojalność – sprawdza się jeżeli nie przekracza kompetencji pracownika. Nie bój się przekazać wybranym osobom prawa do komunikacji z mediami.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym lub masz pytanie o relacjach z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

sobota, 27 sierpnia 2016

5 błędów rzecznika prasowego w wywiadzie dla mediów przez telefon

Reporterzy prasowi spędzają w pracy najwięcej czasu na rozmowach przez telefon. Tak zbierają informacje i komentarze dla gazety lub czasopisma.

Cięcie finansowe i redukcje w newsroomach zwiększyły tempo pracy – reporterzy piszą więcej tekstów w krótszym czasie.

Większość reporterów pracuje jednocześnie nad kilkoma tematami bez względu na porę dnia mając różne terminy ukończenia artykułów – inne dla wersji papierowej, inne dla strony internetowej.

Minęły czasy kiedy reporterzy prasowi spotykali się z rozmówcami (z notatnikiem i długopisem w dłoniach) i zadawali pytania patrząc prosto w oczy. Głównym narzędziem pracy – także w sytuacji kryzysowej – jest teraz telefon.

Na naszych szkoleniach medialnych robimy dużo ćwiczeń wywiadów przez telefon – nie dlatego, że są tak popularne, ale z powodu zwiększonego ryzyka i czyhających pułapek. Mamy nawet specjalny test badający umiejętność prowadzenia rozmowy telefonicznej z reporterem.

Oto pięć najczęściej popełnianych błędów w rozmowie telefonicznej z reporterem prasowym:

1. Korzystanie z zestawu głośnomówiącego

Rzecznicy prasowi często proszą o obecność w czasie wywiadu pracownika działu PR. Dzięki zestawowi głośnomówiącemu rozmowie mogą się przysłuchiwać inne osoby w pokoju. Niestety jakość techniczna takiego połączenia jest gorsza i reporter nie zawsze wszystko dobrze usłyszy za pierwszym razem. To utrudnia naturalną konwersację i robienie notatek z rozmowy i co gorsza, zwiększa ryzyko nieporozumień. Większość urządzeń biurowych i telefonów komórkowych umożliwia obecnie prowadzenie rozmów telefonicznych z udziałem kilku osób (także w roli obserwatora) i ich nagrywanie. Warto z tego skorzystać w celu dokumentacji wywiadu.

2. Ignorowanie ryzyka komunikacji przez telefon

Wielu rzeczników prasowych niesłusznie uważa, że wywiad przez telefon jest bardzo łatwy. Nie widzą reportera, kamery i mikrofonu. Traktują tę rozmowę jak jeszcze jeden służbowy telefon i nie przygotowują się jak do prawdziwego wywiadu. To jest złe podejście. Gazety i czasopisma nadal mają wielu czytelników (mówię o wydaniach papierowych i internetowych). Nie wolno ryzykować wpadki wynikającej z braku przygotowania. Trzeba też pamiętać, że niektórzy reporterzy są w rozmowach telefonicznych bardziej agresywni i zadają trudniejsze pytania niż w rozmowie twarzą w twarz.

3. Brak koncentracji

Większość rzeczników prasowych rozmawiając z reporterem siedzi za biurkiem w swoim pokoju. Mają przed sobą włączony ekran komputera, widzą najnowsze e-maile i komentarze w serwisach społecznościowych. W każdej chwili ktoś może wejść. Trudno o pełną koncentrację. Łatwiej o pomyłkę w wypowiedzi lub złe zrozumienie pytania. Dlatego rozmowa z reporterem przez telefon powinna odbyć się w pokoju, gdzie nikt nie będzie przeszkadzał.

4. Wpadanie w pułapkę ciszy

Doświadczeni reporterzy wiedzą, że chwila ciszy w rozmowie przez telefon wprowadza trochę nerwowości. Przedłużają sztucznie tę przerwę, żeby wydobyć od rzecznika więcej informacji. Wtedy właśnie rzecznik mówi czasem coś czego może potem pożałować. Uważaj na tę pułapkę. Kiedy skończysz odpowiedź spokojnie czekaj na kolejne pytanie.

5. Zbyt szybkie mówienie

Im szybciej mówisz, tym trudniej reporterowi robić notatki i dokładnie wszystko zapisać. Może pominąć jeden z kluczowych komunikatów lub ciekawy przykład. Mów wolniej i wyraźniej niż zwykle. Zatrzymuj się na chwilę kiedy powiesz coś ważnego. Nie bój się powtarzać kluczowych komunikatów. Powiem nawet tak. Jeśli wydaje Ci się, że mówisz zbyt wolno, to znak, że mówisz we właściwym tempie.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, na którym przygotujemy Cię także do wywiadu telefonicznego, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

Kontakt

Nazwa

Adres e-mail *

Wiadomość *