poniedziałek, 30 grudnia 2013

Jak zakończyć wywiad w pięć minut

Im dłużej trwa wywiad dla mediów, tym mniejsza kontrola nad tym, co reporter wykorzysta w artykule.

Wielu rzeczników prasowych traktuje wywiad jak rozmowę o pracę. Cierpliwie i z przejęciem odpowiadają na wszystkie pytania licząc na pomyślny finał spotkania.

Rezultat? Nikła szansa, że reporter wykorzysta kluczowe komunikaty w swoim artykule.

Zazwyczaj wypowiadamy około 120 słów na minutę (trochę więcej kiedy jesteśmy zdenerwowani). W 15-minutowym wywiadzie daje to w sumie 1800 słów. Czy naprawdę potrzeba aż tylu słów dla trzech kluczowych komunikatów?

Dziwisz się, że Twoje słowa są potem "wyrwane z kontekstu"? Że reporter wybrał nie ten fragment, który uznałeś za najważniejszy? Że zostałeś ''źle zrozumiany''?

Idealne pięć minut

Idealny wywiad dla mediów (jeśli taki istnieje) trwa około pięciu minut. To zupełnie wystarczy, żeby przekazać reporterowi trzy kluczowe komunikaty i odpowiedzieć na najważniejsze pytania.

Kiedy tłumaczę na szkoleniach medialnych, że wywiad nie powinien trwać dłużej niż pięć minut, często słyszę: "Co zrobić kiedy reporter zadaje kolejne pytania?"

Oto cztery kroki jak skrócić każdy wywiad dla mediów do pięciu minut:

1. Opracuj i przećwicz trzy przekonujące kluczowe komunikaty. Przekaż w nich swoją pozytywną i dokładną wersję zdarzeń. W każdym komunikacie powiedz dlaczego tak uważasz i podaj prosty przykład.

Uwaga: jeśli nie możesz zmieścić wszystkich komunikatów na małej fiszce, to znak, że musisz je skrócić.

2. Kontroluj czas wywiadu. Wywiad dla mediów przypomina trochę zjazd na nartach – czas mija zbyt szybko. Na koniec 9-minutowego wywiadu masz wrażenie, że trwał trzy razy krócej. Wiem co mówię. Widziałem to wiele razy na naszych szkoleniach medialnych kiedy prosiłem uczestników o szacunkową ocenę długości ćwiczonego wywiadu.

Kontrola przebiegu wywiadu jest łatwiejsza w rozmowie przez telefon. Wykorzystaj stoper w swoim smartfonie. Włącz go kiedy reporter zada pierwsze pytanie. Jeśli udzielasz wywiadu ekipie telewizyjnej, poproś kogoś ze swego zespołu o dyskretny sygnał w połowie czwartej minuty.

3. Opracuj i przećwicz zakończenie. Zanim reporter zada pierwsze pytanie powiedz: "Dziękuję, że mogę powiedzieć czytelnikom/słuchaczom/widzom co myślę na ten temat. To dla nas bardzo ważne. Mam tylko pięć minut i mam nadzieję, to wystarczy." Jeśli w tym czasie przekażesz wszystkie najważniejsze informacje, możesz sobie pogratulować znakomitego wywiadu.

4. Wykorzystaj zakończenie z 3. kroku. W połowie czwartej minuty powinieneś mieć za sobą wszystkie trzy komunikaty. W tym momencie grzecznie przypomnij reporterowi: "Jak powiedziałem wcześniej, trochę goni mnie czas. Mamy jeszcze chwilę na dwa pytania."

Odpowiedz na dwa ostatnie pytania reportera, zakończ mocnym akcentem, podziękuj za uwagę i gotowe – już po wywiadzie.

Konkluzja

Proponowana metoda daje dobre efekty pod warunkiem, że nie odpowiadasz na pytania reportera monosylabami. Nie zdaje też egzaminu w przypadku sytuacji kryzysowej lub konferencji prasowej.

Jeśli jednak jest to zwykły wywiad, w którym reporter chce uzyskać podstawowe informacje i masz przećwiczone trzy komunikaty, pięć minut wystarczy. Zwiększysz kontrolę nad tym, co reporter wykorzysta w materiale i – co być może ważniejsze – czego nie wykorzysta.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

poniedziałek, 23 grudnia 2013

Życzenia na Boże Narodzenie

Radosnych Świąt Bożego Narodzenia

Ciepłych chwil w rodzinie w wigilijną wieczerzę

Jasnej choinki z wymarzonymi prezentami oraz

Nadziei i pomyślności w Nowym Roku

życzy Bogusław Feliszek

czwartek, 19 grudnia 2013

Nie zadawaj reporterowi pytań

W rozmowie z reporterem unikaj zadawania pytań. Podział ról jest taki: reporter pyta, Ty odpowiadasz.

Czasem rozmówca jednak stawia w wywiadzie pytanie próbując przekonać reportera do swoich argumentów.

Oto przykład.

Jesteś w radzie miasta przewodniczącym komitetu zajmującego się inwestycjami. Komitet zatwierdził plan budowy 100 mieszkań socjalnych. Nie wszystkim to się podoba. Protestują mieszkańcy osiedla sąsiadującego z terenem planowanej budowy.

Po odparciu zarzutów krytyków przechodzisz w wywiadzie do kontrataku.

Pytanie reportera: "Czy przed decyzją brał pan pod uwagę zamieszanie i utrudnienia w tej okolicy po rozpoczęciu budowy?"

Odpowiedź rozmówcy: "Jestem pewny, że zgodzi się pan ze mną, że brakuje nowych mieszkań dla osób, których nie stać na kupno ich na wolnym rynku i sto mieszkań złagodzi deficyt takich lokali w naszym mieście. Czy to nie jest słuszna decyzja?"

Odpowiedź reportera: "Nie rozmawiamy dzisiaj o tym kto może sobie kupić nowe mieszkanie. To ja zadaję pytania. Ale skoro pan pyta, to przypominam sobie podobną inwestycję obok mojego osiedla. To było nie do wytrzymania. Hałas, kurz, błoto... Ciężarówki jeżdżące tam i z powrotem, korki uliczne, kłopoty ze znalezieniem miejsca do parkowania. Wszystko trwało prawie dwa lata. To było bardzo męczące."

Gdyby nie pytanie rozmówcy, reporter nie miałby pretekstu do przedstawienia katastroficznej wizji tej inwestycji.

Odpowiadając pytaniem na pytanie szykujesz sobie dwa kłopoty.

Po pierwsze, denerwujesz reportera, który nie zaprosił Ciebie na towarzyską pogawędkę – chce odpowiedzi na jego pytania.

Po drugie, nie wiesz wszystkiego o osobistych doświadczeniach i odczuciach reportera dotyczących tematu wywiadu.

Zadając własne pytanie wchodzisz na pole minowe lub co najmniej na nieznany teren – nie wiesz gdzie są miny lub dziury.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu się do wywiadu dla mediów lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

poniedziałek, 9 grudnia 2013

Dlaczego nie należy spekulować w wywiadach dla mediów

Powiedzmy, że jesteś rzecznikiem prasowym śląskiej kompanii węglowej.

Agencje prasowe podały wiadomość, że trzech Twoich pracowników zostało porwanych gdzieś na północy Afryki przez grupę uzbrojonych bandytów lub gang terrorystów.

Dziennikarze oblegają od rana Twoją główną siedzibę. Eksperci i komentatorzy zastanawiają się w mediach jak doszło do porwania, czy porwani zostali zabici czy żyją i – jeżeli żyją – jakie są żądania porywaczy.

Mimo że nie masz dużo sprawdzonych informacji o tym, co się stało, decydujesz się – rozsądnie – porozmawiać z reporterami, aby pokazać, że firma poważnie traktuje ten wypadek i troszczy się o losy porwanych pracowników.

Konferencję prasową rozpoczynasz od krótkiego oświadczenia, w którym informujesz o tym, co do tej pory udało się ustalić i wyjaśniasz co zamierzasz jeszcze zrobić.

Następnie prosisz dziennikarzy o pytania.

Każdy chce pierwszy zadać pytanie i wszyscy praktycznie pytają o to samo – jak doszło do porwania, kim są porywacze i jaki jest los porwanych?

Zdajesz sobie sprawę, że wszelkie spekulacje mogą doprowadzić do śmierci porwanych lub narazić na niebezpieczeństwo innych pracowników.

Dziennikarze mają jednak swoje priorytety. Zadają różne pytania, także takie, które zachęcają do spekulacji. Od doboru właściwych słów rzecznika prasowego zależy nie tylko to, co napiszą dziennikarze, ale także być może los porwanych.

1. Pytanie: "Czy do porwania doszło w godzinach pracy?"

Odpowiedź: "Ze względu bezpieczeństwa, w trosce o zdrowie i życie porwanych pracowników, nie możemy jeszcze przekazać informacji w tej sprawie." (Prawidłowa odpowiedź)

2. Pytanie: "Ilu było porywaczy?”

Odpowiedź: "W trosce o zdrowie i życie porwanych pracowników, nie możemy jeszcze przekazać informacji w tej sprawie." (Prawidłowa odpowiedź)

3. Pytanie: "Czy porwani pracownicy przeszli szkolenie jak się zachować w takiej sytuacji?"

Odpowiedź: "Tego nie udało nam się jeszcze ustalić." (Zła odpowiedź)

Tytuły w jutrzejszych gazetach: "Czy porwani górnicy mieli odpowiednie szkolenie jak się bronić przed porywaczami?"

Pierwszy akapit artykułu: "Trwa dochodzenie czy trzej pracownicy kompanii węglowej, porwani na północy Afryki, przeszli szkolenie jak się zachować w sytuacji porwania, przed wysłaniem ich do pracy w Afryce."

Dziennikarze w relacjach z konferencji zgodnie pominęli wszystkie Twoje odpowiedzi, z wyjątkiem tej dotyczącej szkolenia, które miało uchronić pracowników przed porwaniem.

Właśnie pytanie o szkolenie wyprowadziło Cię na chwilę z równowagi – prawdopodobnie dlatego, że dziennikarz trafił w sedno problemu.

A może wkurzyła Cię sama sugestia, że nie dbasz wystarczająco o bezpieczeństwo swoich pracowników.

Konkluzja

Nigdy nie wdawaj się w spekulacje jeżeli nie chcesz, żeby dziennikarze nie przedstawili ich jako faktów, o których warto pisać i dyskutować.

niedziela, 26 maja 2013

Zaskakujący "prezent" w wywiadzie

Wiele osób, które zgadzają się na wywiad w radiu lub telewizji popełnia jeden duży błąd. Sądzą, że rozmowa będzie dotyczyć wyłącznie tematu uzgodnionego z dziennikarzem lub producentem programu.

Rzecznik prasowy gromadzi i porządkuje potrzebne informacje oraz rozmawia z ekspertami, którzy wyjaśniają wszystkie wątpliwości. Przed wejściem do studia uważa, że nic go nie może zaskoczyć.

Otóż... może...

Jako Dyrektor Finansowy firmy "Prezenty dla każdego" zgodziłeś się udzielić wywiadu gospodarzowi popularnego porannego programu na temat wyśmienitych wyników finansowych w pierwszym kwartale tego roku. Inne firmy narzekają, ale Twoja należy do niewielu, których kondycja finansowa jest coraz lepsza. W głowie masz wszystkie najnowsze dane.

Szef firmy podzielił się z Tobą uwagami na temat "strategicznych planów" rozwoju przez najbliższe 12 miesięcy. Razem uzgodniliście co powiesz dziennikarzowi. Możesz wchodzić do studia.

I rzeczywiście pierwsze trzy minuty wywiadu przebiegają bez niespodzianek. Odpowiadając na pytania niemal czujesz jak z każdym słowem rośnie wartość akcji Twojej firmy.

Nagle zaskoczenie...

Kolejne pytanie: "A co pan powie o najnowszych doniesieniach o spotkaniu w modnej restauracji szefa "Prezentów świata", czyli waszego najważniejszego konkurenta, z prezesem waszej firmy? Szykuje się fuzja czy wykup?"

Albo: "Jak pan skomentuje informacje jakie dotarły do nas rano z Brukseli, że Komisja Europejska planuje radykalnie zaostrzyć przepisy regulujące normy dotyczące metod pakowania prezentów, które mogą bardzo podwyższyć koszty działalności w waszej branży?"

"Ratunku! Nic o tym nie wiem." – myślisz. "To koniec."

Morał z tej historii? To, że jesteś przygotowany do rozmowy na temat X, nie znaczy, że dziennikarz nie zapyta o Y i Z.

Przygotowując się do wywiadu sprawdzaj najnowsze wiadomości, które dziennikarz może wykorzystać w wywiadzie. Nie zakładaj, że rozmowa będzie dotyczyć tylko uzgodnionego tematu. Dziennikarz może zadać dodatkowe pytania jeżeli uzna je za uzasadnione i ciekawe.

Jeśli masz zaproszenie do porannego programu, posłuchaj wieczornych wiadomości w radiu, obejrzyj podsumowanie dnia w telewizji i rzuć okiem na nagłówki w informacyjnych portalach w Internecie.

Rano poproś taksówkarza, żeby włączył radio w drodze do studia. Nie daj się zaskoczyć wiadomością z ostatniej chwili.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu się do wywiadu lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

niedziela, 31 marca 2013

Życzenia na Wielkanoc

Zdrowych, pogodnych i spokojnych Świąt Wielkiej Nocy, smacznego jajka, wesołego śmigusa dyngusa, udanego odpoczynku i miłych spotkań w gronie przyjaciół i rodziny...

Radosnego Alleluja życzy Bogusław Feliszek.


środa, 13 marca 2013

Strategia medialna krok po kroku

W tym tygodniu rozpocząłem pracę z nowym klientem nad strategią medialną i chętnie opowiem jak się do tego zabraliśmy.

Przed przystąpieniem do pracy poprosiłem klienta, żeby przygotował trzy kluczowe komunikaty, które chciałby przekazać opinii publicznej, nowym klientom i dziennikarzom. Te komunikaty przydadzą się kiedy media zwrócą się o wypowiedź.

Poprosiłem o biogramy najważniejszych pracowników, streszczenie historii firmy, rekomendacje klientów i inne materiały, które pozwoliłyby mi lepiej poznać firmę.

Na pierwszym spotkaniu zapytałem dlaczego szukają kontaktu z mediami. Chodziło o zwiększenie sprzedaży, poinformowanie klientów co robią, zainteresowanie firmową imprezą, poprawę reputacji – czy może o wszystko po trochu?

Klient – firma szkoleniowa – chce pokazać się jako solidna i skuteczna marka.

Mocna marka w mediach

Ponieważ z usług klienta korzystają głównie firmy, instytucje i organizacje branżowe, najlepszym sposobem budowania mocnego wizerunku jest zyskanie reputacji wiarygodnego eksperta w swojej specjalności (szkolenia w komunikacji). Chodzi o to, żeby do niego zwracali się w pierwszej kolejności dziennikarze z pytaniami o prezentacje, wystąpienia publiczne, negocjacje i szkolenia medialne.

Kolejnym krokiem było wybranie mediów, z których korzystają jego potencjalni klienci. Na tej liście nie ma tabloidów, czasopism i telewizji. Wybraliśmy specjalistyczne publikacje czytane przez przedstawicieli konkretnych profesji (prawnicy, lekarze, ekonomiści, nauczyciele, inżynierowie, urzędnicy) i dodatki tematyczne w prasie krajowej.

Przeczytaliśmy dokładnie i uważnie publikacje z ostatniego miesiąca pod kątem tematów, które pojawiały się najczęściej i tego jak były prezentowane. Dyskutowaliśmy jakie nasze tematy mogłyby zainteresować te redakcje.

Podobnie sprawdziliśmy treść portali internetowych odwiedzanych przez potencjalnych klientów.

Tematy dla mediów

W przypadku tego klienta trudno o tematy, które mogą zaistnieć jako klasyczne "wiadomości dnia". Zgodziliśmy się, że najbardziej skuteczną metodą budowania reputacji eksperta będzie przygotowanie własnych artykułów do publikacji w wybranych mediach i udzielenie krótkich wypowiedzi w artykułach pisanych przez wpływowych dziennikarzy.

Najpierw jednak reporterzy i redaktorzy w interesujących nas mediach muszą dowiedzieć się o moim kliencie. Dlatego zaczęliśmy pracę nad listą kontaktów medialnych z nazwiskami dziennikarzy, nazwami redakcji, specjalizacją, adresem e-mail i numerem telefonu.

Omówiliśmy także procedurę każdego kontaktu z mediami – kto zatwierdza informacje prasowe lub artykuły przed wysyłką do mediów.

Potem przyszedł czas na "teczkę prasową". Czy mieli wszystkie materiały, o które może poprosić dziennikarz piszący artykuł lub redaktor zamawiający gotowy tekst?

Czy mieli opisaną w punktach historię firmy (główne daty, najważniejsze wydarzenia, przełomowe zmiany), biogramy kluczowych pracowników z aktualnymi zdjęciami, ciekawe studia przypadku i rekomendacje klientów? Uzgodniliśmy plan działania jak zebrać i uporządkować te materiały.

Praca domowa

Klient otrzymał także "pracę domową". Oprócz skompletowania materiałów do teczki prasowej, poprosiłem także o pierwsze działania zmierzające do pozycjonowania siebie jako eksperta.

Pierwszą czynnością jaką wykonuje reporter po kontakcie z kimś kto przedstawia się jako ekspert jest wpisanie jego nazwiska w wyszukiwarce Google. Jeśli na liście wyników nie ma ciekawych materiałów – profesjonalna witryna WWW, artykuły i blogi demonstrujące Twoją wiedzę – nikt nie potraktuje Cię poważnie.

Klient ma firmową stronę WWW, ale za moją namową zamierza komentować artykuły w internetowych wersjach wybranych przez nas mediów oraz zapisać się do grup dyskusyjnych na GoldenLine (których członkami są potencjalni klienci) i publikować tam swoje artykuły i komentarze.

Wszystko to zrobiliśmy w jeden dzień! Następne spotkanie będzie jeszcze ciekawsze.

W przyszłym tygodniu zajmiemy się pomysłami na nowe artykuły, wyborem optymalnego medium i czasu do publikacji oraz opracowaniem gotowej propozycji tematu w formie, której nie odrzuci rozsądnie myślący redaktor.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu strategii komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

czwartek, 7 marca 2013

Pisz jak reporter, czyli dlaczego kulki relaksujące i świeczki zapachowe psują PR

Dziennikarze krajowych gazet i magazynów oraz reporterzy TVP, TVN i Polsatu od lat codziennie są "kuszeni" na różne sposoby przez praktyków PR i agencje public relations.

Jedni chcą, żeby napisać o nowej usłudze, inni, żeby zaprosić ich klienta do popularnego programu, jeszcze inni, żeby zrobić reportaż z premiery produktu. Przed wszystkimi stoi jedno wielkie wyzwanie: jak się wyróżnić wśród setki praktyków PR, którzy chcą osiągnąć ten sam cel.

Nie brakuje agencji public relations, które uciekają się do tanich chwytów. Zapamiętałem jako dziennikarz dział PR regionalnej agencji turystycznej. Raz w tygodniu otrzymywałem "zmysłowy prezent" – coś co miało zachęcić do relaksu w ich regionie.

Przez cztery tygodnie z rzędu listonosz zostawiał mi w piątek awizo z informacją "Zapraszamy do odbioru przesyłki w urzędzie pocztowym nr..." Z ciekawości jechałem na pocztę, odbierałem paczuszkę, w której były kulki relaksujące (relaks) i świeczka zapachowa (zmysł węchu).

Wrrr...

Rezultat? Stracony czas + zmarnowana benzyna = żadnego materiału w mediach.

Tego nie możesz przegapić

Dzięki wprowadzeniu technologii cyfrowej mało kto korzysta z usług listonosza. Teraz wysyła się e-mail z informacją prasową lub propozycją wywiadu i tytułem, który ma zaciekawić dziennikarza.

Nieważne ile godzin dział PR pracował nad przekonującym opisem wszystkich zalet produktu, nieważne ile energii rzecznik prasowy poświęcił na opracowanie kluczowych komunikatów, nieważne ile czasu spędził u fryzjera... Jeżeli nie ma krótkiego tytułu, który krzyczy "TEGO NIE MOŻESZ PRZEGAPIĆ", cały wysiłek pójdzie na marne.

Tylko w ten sposób można przebić się przez medialny zgiełk – tylko tak można przekonać do siebie przedstawicieli najbardziej cynicznego, sceptycznego i nieufnego zawodu świata.

Tak, to jest trudne, ale można to sobie ułatwić: myśl jak reporter, działaj jak reporter i – przede wszystkim – PISZ jak reporter.

Po pierwsze, tytuł

Oto trzy tytuły informacji prasowych, które wpadły mi w ręce w zeszłym tygodniu.

"Francja elegancja" (od biura turystycznego)

"Ucieczka do lasu" (o parku narodowym)

"Wiosna zawitała w hotelu XYZ."

Nie mam pojęcia o czym są pierwsze dwie informacje i podobnie je oceni dziennikarz gazety lub reporter telewizyjnych "Wiadomości".

Jeśli chodzi o ostatni tytuł, gdybym miał czas i ochotę, zadzwoniłbym to hotelu z wiadomością z ostatniej chwili... że... uwaga, uwaga... wiosna jest już w każdym hotelu w Opolu.

Żaden z tych tytułów nie przynosi ciekawej informacji.

Podejrzewam jednak, że w każdej z tych informacji jest gdzieś głęboko schowany jakiś fakt, który można wykorzystać do zbudowania interesującej wiadomości. Ale autorzy nie wiedzą co zwraca uwagę dziennikarzy. Tak stracili swój czas i czas klienta, a przede wszystkim zmarnowali dużo pieniędzy.

Konkluzja

Jeśli zależy Ci na wartościowych relacjach z mediami, dbaj o to, żeby to, co proponujesz dziennikarzom było aktualne, rzeczowe i ważne dla czytelników, słuchaczy i widzów. Naucz się przedstawiać sedno sprawy w kilku słowach.

Reporterzy są szorstcy, niecierpliwi i bezpośredni, ale mają znakomicie rozwinięty jeden zmysł – mają nosa do ciekawych tematów.

Daruj sobie świeczki zapachowe i kulki relaksujące – skup się tylko na tym jednym zmyśle.

sobota, 2 marca 2013

Jak rozszyfrować reportera śledczego

Rano odebrałem telefon od znajomej z prośbą o poradę dla jej klienta. Temat ciekawy i chętnie powiem co doradziłem.

Klient otrzymał e-mail od osoby podającej się za reportera śledczego. Dziennikarz (?) pytał jakich metod używa w swojej pracy (klient jest terapeutą uzależnień) i zaznaczył, że jeśli nie otrzyma wyjaśnień, może się spodziewać za kilka tygodni "reportażu" o kulisach jego praktyki.

Nic o tym jaki to będzie program. Żadnych szczegółów dla kogo pracuje. Nic o tym jakie tezy ma jego reportaż.

Kim naprawdę jest reporter

Znajoma wpisała imię i nazwisko do wyszukiwarki Google, ale nic nie znalazła. Jeśli jest tym za kogo się podaje – dziennikarzem u niezależnego producenta – to raczej nietypowy wynik. Zwykle pojawia się odsyłacz do prywatnego profilu na Facebooku lub strony WWW firmy producenckiej. A tu nic.

Poradziłem, żeby zadała reporterowi kilka pytań. Gdyby nie odpowiedział, może zapomnieć o sprawie. Jeśli odpowie, podejmie decyzję na podstawie nowych informacji.

Oto 10 pytań jakie należy zadać:

1. Dla jakiego kanału telewizyjnego, programu lub firmy producenckiej pracuje?

2. Jaka jest jego rola – dokumentalista, reporter, redaktor, wydawca?

3. Kto jest producentem lub redaktorem tego programu? To jest osoba, która zleca i nadzoruje pracę nad reportażem.

4. Jak nazywa się program, który interesuje się pracą jej klienta? Jeśli uzyska takie informacje, powinna skontaktować się z redakcją i zapytać czy rzeczywiście taki materiał ma powstać.

5. Kiedy zaplanowana jest premiera programu?

6. Jak długi będzie to program i jaki ma charakter? Czy jest to reportaż, magazyn konsumencki, program rozrywkowy?

7. Czy cały program będzie poświęcony wyłącznie jej klientowi?

8. Jakie będzie główne przesłanie?

9. Jakie tezy pojawią się w programie?

10. Kto jeszcze wystąpi w programie? Czy będą to osoby z tej samej branży, inni "oskarżeni", pacjenci, eksperci?

Kiedy przygotowywałem audycje interwencyjne w radiu i telewizji obowiązywała jasna procedura. Zawsze musiałem zadzwonić z prośbą o wywiad, wysłać list polecony z opisem sprawy. Musiałem jasno przedstawić treść konkretnego zarzutu i dowody, ale nie miałem obowiązku udostępniać nagrań filmowych lub dźwiękowych.

Jak postąpić

Kiedy moja znajoma i jej klient dowiedzą się o co chodzi (na przykład poznają zarzuty), podejmą decyzję jak postąpić.

Gdyby oskarżenia były poważne i zasadne, odradzałbym milczenie. Taktyka na przeczekanie i "bez komentarza" od razu wzbudzi podejrzenia, że coś jest na rzeczy i warto drążyć temat.

Klient może wydać oświadczenie, ale to też ryzykowny ruch. Autor programu nie ma obowiązku wykorzystać go w całości – może wybrać tylko fragment. Tekst przeczyta lektor, który może – dzięki intonacji i rozkładzie akcentów – zmienić jego wydźwięk.

Może zgodzić się na wywiad. Jeśli jednak – bez szkolenia medialnego – trafi na doświadczonego i agresywnego reportera, może wpaść w jeszcze większe tarapaty.

Jeżeli jednak jest pewny swoich racji, wie co i jak powiedzieć, nie widzę przeszkód. Zawsze jednak doradzę krótką sesję szkoleniową przygotowującą do tego konkretnego wywiadu.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym przed wywiadem dla mediów lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

niedziela, 24 lutego 2013

Jak pies do jeża, czyli naprawdę muszę być na szkoleniu medialnym?

W zeszłym tygodniu prowadziłem krótkie szkolenie medialne. Kilka godzin z właścicielem firmy komputerowej przygotowującym się do serii wywiadów dla mediów.

Było nas troje: szef firmy, jego rzecznik prasowy i ja.

Omówiliśmy dokładnie wszystkie istotne tematy jakie pojawią się w wywiadach, przygotowaliśmy i przećwiczyliśmy kluczowe komunikaty dla każdego problemu. Potem były wywiady przed kamerą – po każdym analiza tego, co dobre i co trzeba poprawić. Na koniec podsumowanie i krótki test sprawdzający nowe wiadomości.

To było pracowite popołudnie – w przyjemnej atmosferze.

Trudno było uwierzyć, że mój klient początkowo podchodził do pomysłu szkolenia bardzo niechętnie. Dzień wcześniej nawet chciał je odwołać. "Naprawdę muszę być na tym szkoleniu?" – pytał rzecznika prasowego.

Po kwadransie szkolenia medialnego klient dziękował rzecznikowi prasowego za to, że rozwiał jego wątpliwości. Z zapałem i przekonaniem wykonywał wszystkie ćwiczenia. Widać było, że sprawiają mu przyjemność.

Jak pies do jeża

Wielu klientów podchodzi na początku do szkolenia medialnego jak pies do jeża. Szefowie firm i nierzadko także rzecznicy prasowi – te same osoby, które wypowiadają się w mediach w imieniu swoich organizacji – nie przepadają za takimi szkoleniami.

Dlaczego tak się dzieje?

Myślą, że są tak doskonali, że nie potrzebują żadnego szkolenia?

Czasem tak!

Nie widzą korzyści?

Tak też bywa!

Trzeba pamiętać, że są to osoby przyzwyczajone do wystąpień publicznych. W wywiadzie dla mediów – podobnie jak w prezentacjach – ważna jest kontrola mowy ciała i umiejętność barwnego opowiadania, ale więcej podobieństw nie ma. Rozmowa z reporterem rządzi się innymi prawami.

Wywiad to nie prezentacja

Dziennikarz chce się jak najwięcej dowiedzieć – czasem pyta o rzeczy, o których rozmówca nie ma ochoty rozmawiać. Szkolenia medialne przygotowują do takich sytuacji – uczą jak kontrolować przebieg wywiadu i przekazać kluczowe komunikaty.

A może ludzie po prostu boją się pokazać swoje słabe strony?

To jest – moim zdaniem – podstawowy problem.

W czasie sesji szkoleniowej każdy uczestnik zalicza kilka próbnych wywiadów przed kamerą. Wszystkie są nagrywane, odtwarzane i wspólnie omawiane. Cała grupa widzi na ekranie w technikolorze i stereo wszystkie błędy – każda wypowiedź jest dokładnie analizowana.

Nikt nie lubi publicznej oceny i krytyki, prawda?

Zgoda. Ale lepiej popełnić te błędy w sali szkoleniowej niż na oczach milionów widzów, słuchaczy lub czytelników – w towarzystwie doświadczonego trenera, którego jedynym celem jest pokazanie co i jak poprawić w następnym występie i jak przedstawić firmę w najlepszym świetle.

Ćwiczenie prowadzi do zmiany

W sytuacji kiedy można poprawiać swoje wypowiedzi przed kamerą praktycznie dowolną liczbę razy, na koniec nabywa się umiejętność udzielenia przekonującej odpowiedzi właściwie na każde pytanie.

Na naszych szkoleniach panuje przyjazna i twórcza atmosfera. Preferujemy ćwiczenia, które zachęcają do wymiany pozytywnych komentarzy i skutecznego korygowania błędów.

Zależy nam na tym, żeby uczestnicy naszych szkoleń medialnych nie tylko dużo się nauczyli, ale także dobrze bawili!

Jeśli masz pytanie, zadzwoń teraz do nas: 77 441 40 14.

środa, 20 lutego 2013

Trzy kluczowe komunikaty o szkoleniach medialnych

Praktycy PR i trenerzy medialni bez przerwy mówią o kluczowych komunikatach.

"Masz trzy kluczowe komunikaty?"

"Pamiętaj o kluczowych komunikatach."

"Musimy jeszcze dopracować kluczowe komunikaty."

Kluczowe komunikaty? O co chodzi? Czy naprawdę są ważne?

Proponuję krótkie ćwiczenie.

Obejrzyj jakikolwiek dziennik w telewizji lub posłuchaj serwisu informacyjnego w radiu.

Co zapamiętałeś? Jaka wypowiedź zrobiła na Tobie największe wrażenie?

Czy uważasz, że osoba, która to powiedziała chciała, żebyś właśnie na to zwrócił uwagę?

Jeśli nie, to znaczy, że zmarnowała okazję w mediach – nie udało jej się przekazać "kluczowych komunikatów".

Moje trzy komunikaty

Kluczowe komunikaty to najważniejsze przekazy w każdej wypowiedzi dla mediów – to o nich powinni dyskutować dziennikarze i właśnie te komunikaty mają zapamiętać czytelnicy, widzowie i słuchacze.

Gdyby dziennikarz robił ze mną wywiad o szkoleniach medialnych Pressence Public Relations, miałbym takie trzy kluczowe przekazy:

1. Wszyscy nasi trenerzy pracowali lub pracują w mediach – w prasie, radiu i telewizji. Kiedy uczą jak funkcjonują media i jak pracują dziennikarze, to wiedzą o czym mówią.

2. Wszystkie nasze szkolenia są dopasowane do indywidualnych potrzeb klientów.

3. Oferujemy usługi szkoleniowe najwyższej jakości i pomagamy naszym klientom także po zakończeniu szkolenia.

W rozmowie z dziennikarzem moim priorytetowym zadaniem nie byłyby odpowiedzi na jego pytania, ale "przekazanie" tych komunikatów.

Nie więcej niż trzy

Z zasady radzimy klientom przygotowanie więcej niż jednego kluczowego przekazu (ale nie więcej niż trzech), maksymalne ich uproszczenie i zadbanie o to, żeby zabrzmiały w wywiadzie jasno i zdecydowanie.

Oczywiście – to nie jest takie proste jak może się wydawać i dlatego należy:

1. opracować komunikaty przed wywiadem,

2. przećwiczyć je w warunkach maksymalnie zbliżonych do prawdziwych (na przykład na szkoleniu medialnym),

3. przygotować się starannie do każdego kontaktu z dziennikarzem – zrobić listę pytań jakie może zadać i mieć plan działania, który umożliwi skuteczne przekazanie wszystkich kluczowych komunikatów.

piątek, 15 lutego 2013

Jak odpowiadać na ostre pytania reportera

Jednym z bardziej stresujących doświadczeń w kontaktach z mediami i publicznością jest usłyszenie ostrego pytania. Warto jednak wiedzieć, że jest metoda poskromienia nawet najbardziej agresywnego reportera.

Po pierwsze, nie zakładaj, że pytanie jest nieprzyjemne dlatego, że zostało zadane w nieprzyjemny sposób. Oddziel treść od formy – sens pytania od sposobu jego sformułowania i przekazania. Po drugie, poznaj technikę "neutralnego parafrazowania", która usuwa niechęć lub wrogość z pytania.

Kiedy reporter zadaje agresywne pytanie, wysłuchaj go uważnie i spokojnie do końca i powiedz: "Chciałbym sprawdzić czy wszystko dobrze zrozumiałem". Oczywiście doskonale zrozumiałeś treść pytania, ale w ten sposób zyskujesz trochę czasu na zebranie myśli i przejście do drugiej fazy tej metody.

Powtórz pytanie własnymi słowami usuwając z niego wszystkie negatywne elementy. Na przykład, reporter powiedział: "To jest bez sensu. Nie ma pan bladego pojęcia o ochronie Puszczy Białowieskiej i wszystko co słyszę to jakaś idiotyczna paranoja. Jak długo można tolerować taką niekompetencję i znieczulicę?"

W odpowiedzi mówisz: "Zacznę od sprawdzenia czy dokładnie zrozumiałem pytanie. Uważa pan, że nie rozumiem powagi sytuacji i nie potrafię skutecznie działać. Oto co wiem o tej sprawie, jak ją oceniam i dlaczego moim zdaniem warto o tym porozmawiać."

Kiedy będziesz to mówił reporter będzie potakiwał głową przekonany, że dobrze zrozumiałeś jego słowa. W jego głowie nadal pobrzmiewa pytanie, które przed chwilą zadał. Ale słuchacze lub widzowie słyszą już tylko Twoją wersję pytania – bez nieprzyjemnych wyrażeń i wrogich sugestii.

Następnie odpowiedz na pytanie spokojnie i rzeczowo. Autor agresywnego pytania nie może Ci zarzucić, że unikasz odpowiedzi. Publiczność będzie pod wrażeniem Twojego stylu zachowania się w tej sytuacji.

Reporter ma tylko dwa wyjścia: 1. przyjmie Twoje wyjaśnienie (nie będzie do końca zadowolony, ale to jego problem) albo 2. zada kolejne – jeszcze bardziej agresywne – pytanie, co nie przysporzy mu chwały, bo publiczność będzie już po Twojej stronie.

Uwaga na koniec. Nie używaj tej metody zbyt często. Nie każde trudne i napastliwe pytanie wymaga parafrazy. Zarezerwuj ją na najostrzejsze pytania.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, na którym uczymy m. in. technik odpowiedzi na ostre pytania lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

piątek, 8 lutego 2013

10 rzeczy potrzebnych przed wywiadem dla mediów

Wygodne krzesło, schludny wygląd i miły uśmiech to za mało.

Bez właściwego przygotowania spotkanie z dziennikarzem przyniesie więcej szkody niż pożytku. Dobry wywiad wypromuje organizację, a w sytuacji kryzysowej ograniczy negatywne skutki niechcianego rozgłosu.

Oto 10 rzeczy, które trzeba przygotować przed każdym wywiadem dla mediów:

1. Kluczowe komunikaty

Podstawowym celem każdego wywiadu jest jasne przedstawienie trzech kluczowych komunikatów. Gotowe przekazy okażą się także pomocne kiedy nie będziesz wiedzieć jak odpowiedzieć na pytanie reportera.

2. Ważne statystyki oraz wyniki badań i analiz

Aktualne wyniki badań, analiz i liczby wzmacniają wiarygodność tego, co mówisz. Jeśli to możliwe, korzystaj z raportów niezależnych ekspertów.

3. Przykłady i anegdoty

Przykłady pomagają zrozumieć trudne problemy i ożywiają techniczne wyjaśnienia.

4. Proste wyjaśnienia

Jeśli spodziewasz się skomplikowanych pytań, przygotuj rzeczowe, zwięzłe i klarowne wyjaśnienia.

5. Wyrażenia łączące

Przygotuj wyrażenia, które pomogą delikatnie przejść od odpowiedzi na pytania reportera do jednego z kluczowych komunikatów, na przykład "… ale najważniejsze jest to, że..."

6. Opowieści o ludziach

Prawdziwe historie o prawdziwych ludziach zawsze wywołują większe zainteresowanie od anonimowych relacji. Dziennikarze przepadają za takimi opowieściami.

7. Granice

Zdecyduj na jakie tematy nie będziesz się wypowiadać i jakich informacji nie możesz udzielić. Przygotuj proste wyjaśnienie dlaczego nie możesz o czymś powiedzieć (na przykład, tajemnica handlowa lub ochrona danych osobowych).

8. Coś nowego

Każdy reporter chce powiedzieć o czymś jako pierwszy. Sam zdecyduj co to będzie – nie zostawiaj wyboru dziennikarzowi.

9. Cytaty

Krótkie, przekonujące i barwne zdania, które media będą chętnie powtarzać. Dobrze mieć na podorędziu dwa lub trzy takie zdania.

10. Ogólne przesłanie

Przygotuj treść głównego przesłania i trzymaj się go w wywiadzie. Odejście od tego przesłania osłabi wszystko, co powiesz.

Jeśli potrzebujesz szkolenia medialnego, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

sobota, 26 stycznia 2013

Kulisy przygotowań do szkolenia medialnego

W przyszłym miesiącu prowadzimy kilka szkoleń medialnych – jest dużo pracy i nowych pomysłów.

Pomyślałem, że opowiem jak przygotowujemy się do sesji szkoleniowej.

Najważniejszym elementem procesu przygotowań są dyskusje z klientami, którzy zlecili zaplanowanie i przeprowadzenie szkolenia.

Klient – firma, agencja rządowa, stowarzyszenie charytatywne, placówka edukacyjna, organizacja non-profit – wie dokładnie czego potrzebuje i jaki jest kontekst szkolenia. Zna pracowników, którzy wezmą udział w szkoleniu.

Oto pytania jakie zadajemy klientowi:

1. Dlaczego zdecydował się na szkolenia medialne?

2. Kim są uczestnicy szkolenia?

3. Jakie mają doświadczenie w komunikacji z mediami?

4. W jakim konkretnym kontekście pojawia się szkolenie:

a. Czy chodzi o początek dużej kampanii PR?

b. Czy firma przygotowuje się do ogłoszenia ważnej informacji?

c. Czy firma chce zwiększyć liczbę osób, które mogą wypowiadać się w jej imieniu w mediach?

d. Czy firma chce stworzyć grupę ekspertów, którzy będą występować w mediach?

e. Czy udzielili już wywiadów, z których NIE są zadowoleni i dlatego poprosili o szkolenie?

f. Czy firma znalazła się w sytuacji kryzysowej i zdaje sobie sprawę, że potrzebuje ludzi, którzy umieją komunikować się z mediami w kryzysie?

5. Jakich wywiadów będą prawdopodobnie udzielać?

a. Głównie dla mediów lokalnych, regionalnych, krajowych, branżowych, specjalistycznych?

b. Przede wszystkim dla telewizji, radia czy prasy?

c. Najwięcej przez telefon, w studio czy w terenie?

d. Głównie krótkie wypowiedzi dla programów informacyjnych, komentarze na żywo czy wywiady w reportażach?

e. Najczęściej w roli eksperta czy rzecznika prasowego w imieniu całej organizacji?

6. Jakie dodatkowe umiejętności przydadzą się uczestnikom szkolenia?

a. Czy potrzebne są także porady i ćwiczenia w prowadzeniu prezentacji?

b. Czy przyda się sesja komunikacji w sytuacji kryzysowej?

c. Czy mamy uwzględnić komunikację w mediach społecznościowych?

d. Czy potrzebny jest warsztat w tworzeniu kluczowych komunikatów?

e. Czy przyda się sesja burzy mózgów, która przyniesie pomysły na tematy, którymi warto zainteresować media?

Ta lista pokazuje, że przygotowując program szkolenia musimy dobrze poznać sytuację i potrzeby klienta, żeby to, co zrobimy realnie poprawiło komunikację firmy z jej głównymi interesariuszami.

Praca nad scenariuszem

Po zakończeniu dokumentacji opracowujemy wstępny scenariusz szkolenia z konkretnymi wskazówkami dla trenerów, którzy je poprowadzą. Scenariusz jest następnie oceniany przez klienta i zmieniany zgodnie z sugestiami.

Kolejny etap to uzgodnienie tematów, które pojawią się w treningowych wywiadach – każdy uczestnik ma zwykle trzy próbne występy przed kamerą.

W wywiadach pojawią się branżowe tematy, o których niedawno mówiły media, historie, w których pojawiła się firma, sytuacje, które mogą się wydarzyć – na przykład duża konferencja, premiera produktu, publikacja ważnego raportu – lub (jeśli celem szkolenia jest przygotowanie do kryzysu) symulacja kryzysowego wydarzenia.

Po uzgodnieniu tych szczegółów przeprowadzamy jeszcze jedno rozeznanie, korzystając tym razem z naszych źródeł informacji w mediach i branży klienta.

Dbamy o to, żeby uczestnicy szkolenia znali tematy próbnych wywiadów, ale – jak dziennikarze – nie podajemy im wcześniej pytań.

Każdy uczestnik otrzymuje do wypełnienia ankietę, w której przedstawia swoje osobiste oczekiwania.

Jesteśmy gotowi

Pod koniec przygotowań wiemy co media mówiły o naszym kliencie, znamy jego największe problemy oraz mamy gotowy program szkolenia i scenariusz sesji treningowych wywiadów.

Mamy zarezerwowaną salę szkoleniową, sprawdzony sprzęt, przygotowanych trenerów i operatora kamery – możemy zaczynać!

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

PS. Zobacz jak wygląda pierwsza strona ankiety przed szkoleniem medialnym (pdf, 58 KB).

poniedziałek, 14 stycznia 2013

Trudne pytania czy trudni dziennikarze?

Czy dziennikarze zadają trudne pytania? A może po prostu nie ma łatwych pytań?

Większość dziennikarzy stara się jak najlepiej wykonywać swoją pracę. Szukają informacji, więc pytają. Żaden prawdziwy reporter nie jest zainteresowany bezpłatną reklamą dla swego rozmówcy.

Każdy dziennikarz ma własną metodę zdobywania ciekawych informacji, w tym wypowiedzi, które wykorzysta w swoim materiale (artykule, relacji radiowej lub telewizyjnej).

Na naszych szkoleniach medialnych uczymy jak rozpoznać podchwytliwe pytania i odpowiadać trzymając się swoich kluczowych komunikatów.

I. Słowne pułapki

"Nie jest pan zażenowany tym, co się wydarzyło?"

"Dlaczego firma skandalicznie potraktowała klienta?"

Być może jest Ci szczerze wstyd i nie pochwalasz zachowania Twego pracownika. Ale "zażenowany" i "skandalicznie" to słowne pułapki, które pojawiły się w pytaniach z dwóch powodów.

Chodzi o to, żebyś:

1. zdenerwował się i dał dziennikarzowi coś, co bardzo lubi – chwilę dramatycznej emocji. Okazywanie zdenerwowania to jak zakrywanie obiektywu ręką lub uciekanie przed kamerą. Tak zachowują się ci, którzy się bronią, bo mają coś do ukrycia...

2. wykorzystał w odpowiedzi słowo pułapkę: "Nie czuję się zażenowany...".

Słuchacze i telewidzowie rzadko pamiętają pytanie dziennikarza. Nie muszą wiedzieć, że odnosisz się do jego sformułowań i ocen. Ludzie zauważą tylko słowo "zażenowany".

W odpowiedziach używaj własnych słów – nie powtarzaj wyrażeń reportera.

II. Personalizacja problemu

"Jak pan to odbiera osobiście?"

"Jako rodzic musi pan przechodzić teraz trudne chwile."

Reporterzy szukają akcji, konfliktu i emocji. Personalizacja pytania prowokuje do emocjonalnej odpowiedzi. Czasem należy tak postąpić, ale tylko pod warunkiem, że jest to zgodne z Twoim interesem.

Odnoś się do sedna sprawy – nie tego jakie wywołuje u Ciebie emocje. Wracaj do głównego przesłania: "W tej sprawie nie chodzi o moje odczucia. Najważniejsze, żeby każdy...".

III. Ostry start

Pierwsze pytanie w wywiadzie często jest łagodne i niewinne. Dziennikarz chce rozluźnić atmosferę i pokazać, że nie masz się czego bać. Ale niektórzy reporterzy od razu przystępują do ataku zadając prowokacyjne, agresywne, czasem osobiste pytanie.

"Jak pan mógł dopuścić do takiego skandalu?"

Nie zaczynaj wywiadu od słownych potyczek. W pierwszym zdaniu odpowiedzi przekaż swoje kluczowe przesłanie: "Zanim odpowiem na to pytanie, chcę powiedzieć, że..."

Nie daj się zapędzić w kozi róg już na samym początku wywiadu.

IV. Tak czy nie?

Dziennikarze lubią jasne podziały: mądry albo głupi, dobry albo zły, biały albo czarny... Nie interesuje ich sto odcieni szarości.

"Jeśli pan mówi prawdę, a on twierdzi coś innego, to znaczy, że on kłamie?"

Nie krytykuj publicznie innych – chyba, że jest to Ci na rękę.

Odczekaj chwilę i przejdź do kluczowego przesłania: "Przedstawiam moje zdanie w tej sprawie. Z mojej perspektywy...".

"Nie mogę wypowiadać się w cudzym imieniu. Moim zdaniem...".

V. Tendencyjne pytanie

W zakładzie przeciąga się strajk. Negocjacje ze związkami zawodowymi są w impasie.

Dziennikarze szukają przyczyn konfliktu.

"Dlaczego zarząd jest tak mało elastyczny w rozmowach ze związkowcami?"

Najgorsza rzecz jaką możesz zrobić to pogorszyć sytuację. Unikaj bezpośredniej odpowiedzi na tak postawione pytanie:

"Ja to widzę inaczej. Staramy się rozwiązać skomplikowany problem. Oto co już osiągnęliśmy... i do czego zmierzamy..."

Druga wersja odpowiedzi: "Działamy w trudnych warunkach ekonomicznych. Staramy się znaleźć kompromis, który będzie doceniony przez pracowników i ocali miejsca pracy."

VI. Czy może pan dać gwarancję?

"To był okropny wypadek. Czy może pan zagwarantować, że to się już nie powtórzy?"

Oczywiście, że nie możesz. Przejdź do swego głównego przesłania.

"Nikt, w żadnym zakładzie, nie może wykluczyć wypadku. Zbadaliśmy dokładnie wszystkie okoliczności, wiemy co się stało i dlaczego, rozmawialiśmy z pracownikami i zrobiliśmy wszystko co można, żeby to się nie powtórzyło."

Konkluzja

W każdej odpowiedzi nawiązuj do jednego z kluczowych komunikatów. Pamiętaj, że słucha Cię nie tylko reporter, ale szersza publiczność.

Traktuj każde pytanie (przyjazne i nieprzyjazne) jako okazję do przekazania lub powtórzenia głównego przesłania.

Kontroluj przebieg wywiadu. Jeśli pytanie jest Ci na rękę, mów więcej; jeżeli nie, odpowiadaj krótko i wracaj do kluczowych komunikatów.

Nie ma trudnych pytań i trudnych dziennikarzy. Są tylko nieprzygotowani rozmówcy.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

Kontakt

Nazwa

E-mail *

Wiadomość *