sobota, 26 stycznia 2013

Kulisy przygotowań do szkolenia medialnego

W przyszłym miesiącu prowadzimy kilka szkoleń medialnych – jest dużo pracy i nowych pomysłów.

Pomyślałem, że opowiem jak przygotowujemy się do sesji szkoleniowej.

Najważniejszym elementem procesu przygotowań są dyskusje z klientami, którzy zlecili zaplanowanie i przeprowadzenie szkolenia.

Klient – firma, agencja rządowa, stowarzyszenie charytatywne, placówka edukacyjna, organizacja non-profit – wie dokładnie czego potrzebuje i jaki jest kontekst szkolenia. Zna pracowników, którzy wezmą udział w szkoleniu.

Oto pytania jakie zadajemy klientowi:

1. Dlaczego zdecydował się na szkolenia medialne?

2. Kim są uczestnicy szkolenia?

3. Jakie mają doświadczenie w komunikacji z mediami?

4. W jakim konkretnym kontekście pojawia się szkolenie:

a. Czy chodzi o początek dużej kampanii PR?

b. Czy firma przygotowuje się do ogłoszenia ważnej informacji?

c. Czy firma chce zwiększyć liczbę osób, które mogą wypowiadać się w jej imieniu w mediach?

d. Czy firma chce stworzyć grupę ekspertów, którzy będą występować w mediach?

e. Czy udzielili już wywiadów, z których NIE są zadowoleni i dlatego poprosili o szkolenie?

f. Czy firma znalazła się w sytuacji kryzysowej i zdaje sobie sprawę, że potrzebuje ludzi, którzy umieją komunikować się z mediami w kryzysie?

5. Jakich wywiadów będą prawdopodobnie udzielać?

a. Głównie dla mediów lokalnych, regionalnych, krajowych, branżowych, specjalistycznych?

b. Przede wszystkim dla telewizji, radia czy prasy?

c. Najwięcej przez telefon, w studio czy w terenie?

d. Głównie krótkie wypowiedzi dla programów informacyjnych, komentarze na żywo czy wywiady w reportażach?

e. Najczęściej w roli eksperta czy rzecznika prasowego w imieniu całej organizacji?

6. Jakie dodatkowe umiejętności przydadzą się uczestnikom szkolenia?

a. Czy potrzebne są także porady i ćwiczenia w prowadzeniu prezentacji?

b. Czy przyda się sesja komunikacji w sytuacji kryzysowej?

c. Czy mamy uwzględnić komunikację w mediach społecznościowych?

d. Czy potrzebny jest warsztat w tworzeniu kluczowych komunikatów?

e. Czy przyda się sesja burzy mózgów, która przyniesie pomysły na tematy, którymi warto zainteresować media?

Ta lista pokazuje, że przygotowując program szkolenia musimy dobrze poznać sytuację i potrzeby klienta, żeby to, co zrobimy realnie poprawiło komunikację firmy z jej głównymi interesariuszami.

Praca nad scenariuszem

Po zakończeniu dokumentacji opracowujemy wstępny scenariusz szkolenia z konkretnymi wskazówkami dla trenerów, którzy je poprowadzą. Scenariusz jest następnie oceniany przez klienta i zmieniany zgodnie z sugestiami.

Kolejny etap to uzgodnienie tematów, które pojawią się w treningowych wywiadach – każdy uczestnik ma zwykle trzy próbne występy przed kamerą.

W wywiadach pojawią się branżowe tematy, o których niedawno mówiły media, historie, w których pojawiła się firma, sytuacje, które mogą się wydarzyć – na przykład duża konferencja, premiera produktu, publikacja ważnego raportu – lub (jeśli celem szkolenia jest przygotowanie do kryzysu) symulacja kryzysowego wydarzenia.

Po uzgodnieniu tych szczegółów przeprowadzamy jeszcze jedno rozeznanie, korzystając tym razem z naszych źródeł informacji w mediach i branży klienta.

Dbamy o to, żeby uczestnicy szkolenia znali tematy próbnych wywiadów, ale – jak dziennikarze – nie podajemy im wcześniej pytań.

Każdy uczestnik otrzymuje do wypełnienia ankietę, w której przedstawia swoje osobiste oczekiwania.

Jesteśmy gotowi

Pod koniec przygotowań wiemy co media mówiły o naszym kliencie, znamy jego największe problemy oraz mamy gotowy program szkolenia i scenariusz sesji treningowych wywiadów.

Mamy zarezerwowaną salę szkoleniową, sprawdzony sprzęt, przygotowanych trenerów i operatora kamery – możemy zaczynać!

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

PS. Zobacz jak wygląda pierwsza strona ankiety przed szkoleniem medialnym (pdf, 58 KB).

poniedziałek, 14 stycznia 2013

Trudne pytania czy trudni dziennikarze?

Czy dziennikarze zadają trudne pytania? A może po prostu nie ma łatwych pytań?

Większość dziennikarzy stara się jak najlepiej wykonywać swoją pracę. Szukają informacji, więc pytają. Żaden prawdziwy reporter nie jest zainteresowany bezpłatną reklamą dla swego rozmówcy.

Każdy dziennikarz ma własną metodę zdobywania ciekawych informacji, w tym wypowiedzi, które wykorzysta w swoim materiale (artykule, relacji radiowej lub telewizyjnej).

Na naszych szkoleniach medialnych uczymy jak rozpoznać podchwytliwe pytania i odpowiadać trzymając się swoich kluczowych komunikatów.

I. Słowne pułapki

"Nie jest pan zażenowany tym, co się wydarzyło?"

"Dlaczego firma skandalicznie potraktowała klienta?"

Być może jest Ci szczerze wstyd i nie pochwalasz zachowania Twego pracownika. Ale "zażenowany" i "skandalicznie" to słowne pułapki, które pojawiły się w pytaniach z dwóch powodów.

Chodzi o to, żebyś:

1. zdenerwował się i dał dziennikarzowi coś, co bardzo lubi – chwilę dramatycznej emocji. Okazywanie zdenerwowania to jak zakrywanie obiektywu ręką lub uciekanie przed kamerą. Tak zachowują się ci, którzy się bronią, bo mają coś do ukrycia...

2. wykorzystał w odpowiedzi słowo pułapkę: "Nie czuję się zażenowany...".

Słuchacze i telewidzowie rzadko pamiętają pytanie dziennikarza. Nie muszą wiedzieć, że odnosisz się do jego sformułowań i ocen. Ludzie zauważą tylko słowo "zażenowany".

W odpowiedziach używaj własnych słów – nie powtarzaj wyrażeń reportera.

II. Personalizacja problemu

"Jak pan to odbiera osobiście?"

"Jako rodzic musi pan przechodzić teraz trudne chwile."

Reporterzy szukają akcji, konfliktu i emocji. Personalizacja pytania prowokuje do emocjonalnej odpowiedzi. Czasem należy tak postąpić, ale tylko pod warunkiem, że jest to zgodne z Twoim interesem.

Odnoś się do sedna sprawy – nie tego jakie wywołuje u Ciebie emocje. Wracaj do głównego przesłania: "W tej sprawie nie chodzi o moje odczucia. Najważniejsze, żeby każdy...".

III. Ostry start

Pierwsze pytanie w wywiadzie często jest łagodne i niewinne. Dziennikarz chce rozluźnić atmosferę i pokazać, że nie masz się czego bać. Ale niektórzy reporterzy od razu przystępują do ataku zadając prowokacyjne, agresywne, czasem osobiste pytanie.

"Jak pan mógł dopuścić do takiego skandalu?"

Nie zaczynaj wywiadu od słownych potyczek. W pierwszym zdaniu odpowiedzi przekaż swoje kluczowe przesłanie: "Zanim odpowiem na to pytanie, chcę powiedzieć, że..."

Nie daj się zapędzić w kozi róg już na samym początku wywiadu.

IV. Tak czy nie?

Dziennikarze lubią jasne podziały: mądry albo głupi, dobry albo zły, biały albo czarny... Nie interesuje ich sto odcieni szarości.

"Jeśli pan mówi prawdę, a on twierdzi coś innego, to znaczy, że on kłamie?"

Nie krytykuj publicznie innych – chyba, że jest to Ci na rękę.

Odczekaj chwilę i przejdź do kluczowego przesłania: "Przedstawiam moje zdanie w tej sprawie. Z mojej perspektywy...".

"Nie mogę wypowiadać się w cudzym imieniu. Moim zdaniem...".

V. Tendencyjne pytanie

W zakładzie przeciąga się strajk. Negocjacje ze związkami zawodowymi są w impasie.

Dziennikarze szukają przyczyn konfliktu.

"Dlaczego zarząd jest tak mało elastyczny w rozmowach ze związkowcami?"

Najgorsza rzecz jaką możesz zrobić to pogorszyć sytuację. Unikaj bezpośredniej odpowiedzi na tak postawione pytanie:

"Ja to widzę inaczej. Staramy się rozwiązać skomplikowany problem. Oto co już osiągnęliśmy... i do czego zmierzamy..."

Druga wersja odpowiedzi: "Działamy w trudnych warunkach ekonomicznych. Staramy się znaleźć kompromis, który będzie doceniony przez pracowników i ocali miejsca pracy."

VI. Czy może pan dać gwarancję?

"To był okropny wypadek. Czy może pan zagwarantować, że to się już nie powtórzy?"

Oczywiście, że nie możesz. Przejdź do swego głównego przesłania.

"Nikt, w żadnym zakładzie, nie może wykluczyć wypadku. Zbadaliśmy dokładnie wszystkie okoliczności, wiemy co się stało i dlaczego, rozmawialiśmy z pracownikami i zrobiliśmy wszystko co można, żeby to się nie powtórzyło."

Konkluzja

W każdej odpowiedzi nawiązuj do jednego z kluczowych komunikatów. Pamiętaj, że słucha Cię nie tylko reporter, ale szersza publiczność.

Traktuj każde pytanie (przyjazne i nieprzyjazne) jako okazję do przekazania lub powtórzenia głównego przesłania.

Kontroluj przebieg wywiadu. Jeśli pytanie jest Ci na rękę, mów więcej; jeżeli nie, odpowiadaj krótko i wracaj do kluczowych komunikatów.

Nie ma trudnych pytań i trudnych dziennikarzy. Są tylko nieprzygotowani rozmówcy.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

Kontakt

Nazwa

Adres e-mail *

Wiadomość *