Rzecznik prasowy jest twarzą i głosem firmy, instytucji lub organizacji, którą publicznie reprezentuje.
Skuteczni rzecznicy prasowi są w cenie. Docenia się ich za prosty język, jasny styl i przekonujące argumenty. Najlepsi są ci, którzy potrafią zwięźle i fachowo odpowiadać na trudne pytania oraz zachować zimną krew w najtrudniejszej sytuacji.
Dzisiaj każda firma, instytucja lub organizacja jest medialna – wygrywają ci, którzy potrafią zrozumiale mówić o tym, co robią i dlaczego to robią. Bez doświadczonych rzeczników prasowych jest to niezmiernie trudne a w sytuacji kryzysowej praktycznie niewykonalne.
Oto zestawienie najważniejszych informacji, które pomogą przygotować się do prezentacji, wystąpienia publicznego i wywiadu dla mediów.
Wybór i szkolenie rzecznika prasowego
Doświadczenie z naszych szkoleń medialnych i tego, co widzimy w mediach uczy, że to, kto mówi jest co najmniej tak samo ważne jak to, co mówi. Dlatego rzecznik prasowy powinien:
1. dobrze prezentować się w mediach (właściwy ubiór i fryzura),
2. być zdecydowany, energiczny i pewny siebie,
3. mieć wiedzę o wykształceniu, nastawieniach i poglądach ludzi, do których mówi,
4. być wnikliwym obserwatorem i uważnym słuchaczem,
5. mieć talent do zjednywania sobie sympatii i poparcia ludzi,
6. być dobrze przygotowany do wypowiedzi,
7. umieć zachować spokój w sytuacji konfrontacji,
8. być otwarty na konstruktywną krytykę,
9. szybko oceniać fakty i podejmować właściwe decyzje,
10. cieszyć się pozytywną opinią wśród dziennikarzy.
Każdy rzecznik prasowy powinien regularnie podnosić swoje kwalifikacje na szkoleniach medialnych, warsztatach kryzysowych oraz szkoleniach z prezentacji i wystąpień publicznych.
Uczestnictwo w próbnych wywiadach przed kamerą pomaga rzecznikowi prasowemu ocenić swoje umiejętności a życzliwa krytyka i wskazówki trenera medialnego dotyczące treści i formy wypowiedzi wskazują co i jak poprawić.
Publiczność
Styl i forma wypowiedzi rzecznika prasowego są ważne, ale nic nie zastąpi treści.
Autorzy półminutowej reklamy telewizyjnej nadawanej w czasie największej oglądalności długo pracują nad głównym przesłaniem. Podobnie należy podchodzić do każdego wywiadu dla mediów.
Podstawą przygotowania do wystąpienia w mediach jest opracowanie trzech kluczowych komunikatów i przećwiczenie odpowiedzi na pytania jakie może zadać reporter. To wymaga dokładnego poznania zainteresowań, poglądów i wiedzy ludzi, do których będzie mówił rzecznik.
Oto 10 porad ułatwiających komunikację z mediami:
1. Przygotuj do wywiadu trzy najważniejsze punkty (coś co mają zapamiętać czytelnicy, słuchacze lub widzowie). Jeśli masz ich więcej, zostaw resztę na następny wywiad.
2. Zastanów się jakie pytania może zadać reporter. O co media pytają w podobnych sytuacjach? Co chciałbyś wiedzieć gdybyś był klientem swojej firmy? Przećwicz odpowiedzi na te pytania.
3. Każdą odpowiedź zaczynaj od konkluzji – potem wytłumacz dlaczego tak uważasz.
4. Nie okłamuj reportera ani nie wprowadzaj go celowo w błąd.
5. Nie mów ani za dużo ani za mało. Jeśli powiesz mniej, zawsze możesz coś dodać. Jeśli powiesz za dużo, nie możesz tego wycofać.
6. Nigdy nie mów reporterowi czegoś o czym nie chcesz przeczytać w gazecie, usłyszeć w radiu lub zobaczyć w telewizji. Reporter może wykorzystać wszystko, co mu powiesz.
7. Nie oceniaj pytań reportera. Nie ma pytań lepszych i gorszych. Wszystkie są dobre, bo jesteś dobrze przygotowany do wywiadu.
8. Jeśli nie możesz odpowiedzieć na pytanie reportera, wytłumacz dlaczego, na przykład podaj podstawę prawną.
9. Jeśli się pomylisz, od razu skoryguj pomyłkę.
10. Jeśli czegoś nie wiesz, przyznaj się do tego. Powiedz kiedy zdobędziesz brakujące informacje i przekaż je reporterowi zgodnie z obietnicą.
Wygląd osobisty
To jak rzecznik prasowy prezentuje się w mediach nie może przesłaniać tego, co mówi. Wygląd i zachowanie mogą jednak zwiększyć lub zmniejszyć jego wiarygodność. Oto podstawowe zasady dotyczące wyglądu i ubioru:
1. Ubierz się konserwatywnie.
2. Dla mężczyzn najlepszy jest ciemny garnitur (ale nie czarny) i gładka koszula (jasno niebieska lub écru). Dla pań ciemna klasyczna garsonka i jasna bluzka.
3. Skarpetki długie zakrywające łydki. Rajstopy bez szwów i wzmocnień na palcach i piętach.
4. Żadnej rzucającej się oczy biżuterii i ozdób.
5. Kieszenie bez kluczy i bilonu.
6. W ważniejszych wystąpieniach używaj delikatnego matowego makijażu ukrywającego niedoskonałości cery.
7. Nie używaj szkieł fotochromatycznych lub okularów słonecznych.
Język ciała
Zawodowi aktorzy potrafią wykorzystać język do ciała do pokazania swoich emocji. Doświadczony rzecznik prasowy też wie jak pokazać emocje za pomocą głosu, gestów i mimiki.
Oto przykłady gestów i zachowań, które budują zaufanie i zwiększają wiarygodność:
1. Patrz w oczy.
2. Pochyl się na krześle lub fotelu trochę do przodu.
3. Wysłuchaj uważnie każdego pytania do końca.
4. Słuchaj co mówią inni.
5. Patrz na reportera kiedy zadaje pytanie.
Oto przykład gestów i zachowań, które pokazują zdenerwowanie, lęk lub niechęć:
1. Siedzenie ze ściśniętymi nogami.
2. Skrzyżowanie nóg w kostkach pod krzesłem.
3. Stopa schowana za łydkę.
4. Mocno zaciśnięte dłonie.
5. Zaciśnięte usta.
6. Nienaturalny śmiech.
7. Kurczowe trzymanie się poręczy krzesła, fotela lub stołu.
8. Bawienie się długopisem.
9. Stukanie palcami o blat stołu.
10. Zgarbiona sylwetka.
Oto ruchy pokazujące zniecierpliwienie lub dyskomfort:
1. Siedzenie z nogą założoną na nogę i "kopanie w powietrze".
2. Kręcenie się na krześle.
3. Przewracanie oczami.
Oto ruchy oczu pokazujące znudzenie lub przyznanie się do winy:
1. Patrzenie na sufit.
2. Odwracanie oczu od publiczności.
3. Spoglądanie w okno.
4. Zamykanie oczu.
5. Spuszczanie wzroku.
Radzenie sobie ze stresem
Odrobina stresu przed wystąpieniem publicznym lub wywiadem dla mediów jest zupełnie naturalna. Poziom zdenerwowania jest odwrotnie proporcjonalny do przygotowania.
Jak sobie radzić ze stresem?
1. Wykonaj kilka ćwiczeń relaksacyjnych (zrób trzy głębokie oddechy, rozluźnij mięśnie, policz od 20 do 1).
2. Lekkie zdenerwowanie wyzwala adrenalinę, która z kolei dodaje energii.
3. Potraktuj lekki stres jako sygnał gotowości do działania, na przykład rozpoczęcia prezentacji lub wywiadu dla mediów.
Pytania do rzecznika prasowego po wywiadzie dla mediów
Czy:
1. ______ zrobiłeś wszystko, co sobie zaplanowałeś?
2. ______ przekazałeś trzy kluczowe komunikaty?
3. ______ kontrolowałeś przebieg wywiadu?
4. ______ mówiłeś prawdę?
5. ______ zachowałeś spokój?
6. ______ unikałeś pułapek zastawionych przez reportera?
7. ______ kontrowałeś mowę ciała?
8. ______ wysłuchałeś uważnie każdego pytania do końca?
9. ______ odpowiedziałeś na wszystkie pytania?
10. ______ unikałeś zawodowego żargonu?
11. ______ odpowiadałeś krótko na pytania reportera?
12. ______ prostowałeś nieprawdziwe informacje?
13. ______ nie kłóciłeś się z reporterem?
14. ______ budowałeś reputację wiarygodnego rzecznika prasowego?
15. ______ reporter umówił się od razu na kolejny wywiad?
Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym dla rzeczników prasowych, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
PS. Zobacz też "Test skuteczności rzecznika prasowego".
