Plan wystąpienia przed kamerami

Opracowanie i przećwiczenie trzech kluczowych komunikatów przed spotkaniem z dziennikarzami (lub grupą ważnych interesariuszy) jest obowiązkiem każdej osoby poważnie traktującej wystąpienia publiczne.

Nigdy nie spotykaj się z dziennikarzami bez planu i przygotowania.

Oto plan krótkiego wystąpienia przed kamerami w sytuacji kryzysowej:

1. Przedstaw się. (Ewentualnie zostaw podanie zasad wystąpienia i przedstawienie Ciebie moderatorowi.)

"Dzień dobry/Dobry wieczór! Nazywam się ___________________ (przeliteruj trudne nazwisko). Jestem ________________ (tytuł służbowy/stanowisko) w ________________ (firma/organizacja /instytucja)."

Jeżeli to potrzebne, rozdaj wizytówki i zestaw prasowy.

2. Przedstaw plan spotkania z mediami (czas trwania i zasady).

"Mam dla państwa w tej chwili ___ minut. Powiem co wiemy na pewno i potem odpowiem na pytania. Ekipy telewizyjne proszę o nieprzekraczanie wyznaczonej linii do nagrania obrazu i dźwięku. Będę wdzięczny za wyłączenie lub wyciszenie telefonów komórkowych, żeby nam nie przeszkadzały. Dziękuję!"

3. Przeczytaj uzgodnione oświadczenie. (Spójrz w oczy dziennikarzowi/rzom przez 10 sekund.)

Jeśli ktoś Ci przerwie, powiedz:

"Proszę wstrzymać się z pytaniami. W moim oświadczeniu są odpowiedzi na większość pytań. Jeżeli pozwolą mi państwo dokończyć oświadczenie, będziemy mieć więcej czasu na dodatkowe wyjaśnienia."

4. Zakończ 20 sekundowym podsumowaniem trzech kluczowych komunikatów.

"Na koniec chciałbym podkreślić najważniejsze informacje dla słuchaczy, widzów i czytelników:

1. ________________

2. ________________

3. ________________"

5. Podaj zasady zadawania pytań.

"Mamy około ___ minut na państwa pytania."

Jeżeli zwracasz się do grupy reporterów, powiedz:

"Zacznę od pierwszego reportera po mojej lewej i potem kolejno będę przesuwać się w prawo. Proszę ograniczyć się do jednego pytania w każdej rundzie."

6. Licz głośno ile zostało pytań.

"Mamy jeszcze czas na dwa pytania." Na koniec: "Ostatnie pytanie!"

7. Dodatkowe informacje.

Jeżeli nie byłeś w stanie odpowiedzieć na wszystkie pytania, obiecaj udzielnie odpowiedzi w późniejszym terminie – ale nie odwlekaj tego w czasie.

Dobrym rozwiązaniem jest także podanie dodatkowego źródła informacji, na przykład firmowa strona WWW lub jeszcze lepiej – strona poświęcona tylko kryzysowej sytuacji. To drugie rozwiązanie zmniejszy obciążenie firmowej witryny WWW. Możesz też przekazać numer telefonu do głównego centrum informacyjnego (GCI) lub biura obsługi klienta. Osobiście jednak radzę skierowanie dziennikarzy do strony WWW – to najlepsze miejsce szybkiego przekazywania wiarygodnych informacji i odpowiedzi.

8. Obiecaj więcej informacji.

"To wszystko na co mamy obecnie czas. Muszę wracać, żeby zapoznać się z najnowszymi informacjami. Następny briefing jest zaplanowany na ___ (godzina) w ________________ (miejsce)."

Następnie wyjdź. Jeżeli zostaniesz i będziesz odpowiadać na kolejne pytania dziennikarzy, ryzykujesz powiedzenie jednego słowa za dużo. To bardzo niebezpieczne.

Zaplanuj. Powiedz. Wyjdź.