Stare i nowe relacje z mediami

Na naszych szkoleniach medialnych czasem słyszymy narzekania uczestników, że muszą przed każdym wystąpieniem w mediach uzyskać zgodę rzecznika prasowego lub szefa PR. Nie rozumieją dlaczego firma najpierw wysyła ich na szkolenie medialne i potem ogranicza im dostęp do mediów.

Najgorzej jest w międzynarodowych korporacjach – tam, gdzie główna siedziba jest na innym kontynencie w innej strefie czasowej.

Wcale nie tak dawno większość firm miała jednego rzecznika prasowego – zwykle był to pracownik działu PR. Reporterzy znali tę osobę i do niej kierowali wszystkie zapytania.

Takie rozwiązanie sprawdzało się w czasach kiedy media mogły dłużej czekać na odpowiedź firmy. Przed pojawieniem się Internetu reporterzy mogli poczekać na informacje nawet kilka godzin. Firmy miały więcej czasu na przygotowanie odpowiedzi i zatwierdzenie jej przez prawników i inne działy.

Dzisiaj jest inaczej:

1. Reporterzy nie chcą rozmawiać z rzecznikiem prasowym. Chcą informacji od eksperta – kogoś kto "wie najwięcej o sprawie."

2. Pojawiły się szkolenia medialne, na których firmy jak Pressence Public Relations uczą komunikacji z mediami i zwiększają pewność siebie przed kamerą i mikrofonem.

3. Na rynku jest więcej nowych mediów (na przykład portale internetowe, telewizyjne kanały tematyczne, lokalne stacje radiowe) i nowoczesna technologia wymusza szybsze reakcje na zapytania mediów.

Te trzy zmiany poszerzyły grupę osób kontaktujących się bezpośrednio z mediami – pod warunkiem uzyskania zgody przełożonego, rzecznika prasowego lub szefa PR.

Jeśli Twoja firma, instytucja lub organizacja szuka równowagi pomiędzy swoim strategicznym interesem w komunikacji z mediami i opinią publiczną a prawem do swobody wypowiedzi warto wziąć pod uwagę siedem sugestii:

1. Opracuj politykę komunikacji z mediami i zapoznaj z nią wszystkich pracowników. Na przykład odpowiedz na takie pytania:

a. Kto może rozmawiać z mediami i na jakie tematy?

b. Kiedy i jak informować przełożonego o kontakcie z mediami?

c. Kiedy osoba upoważniona do kontaktów z mediami może udzielić wywiadu bez zgody przełożonego?

d. Czy pracownicy mogą korzystać w pracy z mediów społecznościowych? O czym mogą rozmawiać na swoich służbowych profilach?

e. Co robić w przypadku pomyłki w artykule lub materiale radiowym lub telewizyjnym? Jak korygować błędy?

Stare i nowe relacje z mediami https://t.co/QQrctMgIpf #media #pr #szkoleniamedialne pic.twitter.com/oUAGmumecP

— Pressence PR (@pressencepr) 30 sierpnia 2016

2. Uważaj na wywiady z zaskoczenia (na przykład zaskakujący telefon do domu). Powiedz pracownikom, którzy nie mogą rozmawiać z mediami jak grzecznie odrzucić propozycję wypowiedzi ("Nie wolno mi rozmawiać z mediami" robi fatalne wrażenie.)

3. Organizuj systematyczne szkolenia medialne dla osób, które będą reprezentowały firmę w mediach – także krótkie warsztaty dla odświeżenia wiedzy.

4. Rozróżniaj pomiędzy rutynowymi kontaktami z mediami a kontaktami w sytuacji kryzysowej. Na przykład odpowiedź na zapytanie reportera regionalnej stacji radiowej o darowiznę dla lokalnego stowarzyszenia nie musi być zatwierdzana przez rzecznika prasowego czy szefa PR w głównej siedzibie firmy. Inaczej jest z wywiadem dla "Rzeczpospolitej" lub TVN 24 o poważnym lokalnym konflikcie.

5. Przekaż rzecznikom prasowym szablony z głównymi punktami do wypowiedzi w konkretnych sytuacjach, na przykład akcja protestacyjna związków zawodowych, awaria systemu informatycznego lub dyscyplinarne zwolnienie pracownika.

6. Korzystaj w komunikacji z najnowszej technologii (smartfon, tablet i e-mail) ułatwiającej kontakty pracowników z rzecznikiem prasowym i szefem PR. Ale nie zapominaj o prawie Murphy'ego (wszystko może się zepsuć kiedy będziesz tego najbardziej potrzebował).

7. Rozważ potrzebę współpracy z agencją PR, która udzieli błyskawicznego wsparcia lokalnemu rzecznikowi prasowemu w sytuacji kryzysowej na miejscu awarii, wypadku lub katastrofy.

Konkluzja

W każdej firmie, instytucji lub organizacji część uprawnień do podejmowania operacyjnych decyzji (dotyczących maszyn, urządzeń i ludzi) jest przekazywana na niższe szczeble.

Delegowanie zadań, uprawnień i obowiązków (rozumiane jako dzielenie się władzą i odpowiedzialnością) skraca proces decyzyjny, motywuje do działania i zwiększa lojalność – sprawdza się jeżeli nie przekracza kompetencji pracownika. Nie bój się przekazać wybranym osobom prawa do komunikacji z mediami.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem medialnym lub masz pytanie o relacjach z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.