10 porad jak lepiej słuchać w wywiadzie dla mediów

Słuchanie jest trudne – trudniejsze od mówienia. W wywiadzie dla mediów słuchanie jest równie ważne jak mówienie.

Jeśli chcesz udzielać lepszych wywiadów, popracuj nad umiejętnością słuchania. Nie przerywaj, nie wyciągaj pochopnych wniosków i nie narzucaj swego punktu widzenia.

Najlepsi reporterzy są uważnymi słuchaczami i bystrymi obserwatorami. Dostrzegają detale. Wychwytują sprzeczności. Zadają celne pytania. Zwracają uwagę także na to, czego się nie mówi.

Najlepsi rozmówcy również aktywnie słuchają i dokładnie obserwują. Wysłuchują każdego pytania do końca i nie boją się pytać kiedy czegoś nie rozumieją. Czasem odczekają sekundę lub dwie przed odpowiedzią na trudne pytanie.

Oto 10 porad jak poprawić umiejętność słuchania w wywiadzie dla mediów:

1. Obejrzyj minutowy fragment ulubionego filmu lub programu telewizyjnego. Powtórz dokładnie dialog bohaterów. Obejrzyj ten sam fragment jeszcze raz. Postaraj się go lepiej zapamiętać i powtórzyć jeszcze dokładniej. To ćwiczenie poprawia koncentrację i pamięć.

2. Obejrzyj dłuższy fragment filmu lub programu telewizyjnego i powiedz co było w nim najważniejsze. Obejrzyj jeszcze raz i powiedz czy zgadzasz się ze swoim streszczeniem. Co pominąłeś? Czy zwróciłeś także uwagę na język ciała? To ćwiczenie poprawia umiejętność streszczania i słuchania bez uprzedzeń (wstępnych założeń).

3. W codziennych rozmowach zadawaj więcej pytań otwartych i uważnie wysłuchaj każdej odpowiedzi do końca.

4. Ćwicz umiejętność parafrazowania odpowiedzi (powtarzania własnymi słowami tego, co usłyszałeś). Jeżeli pominąłeś istotny szczegół, przypomnij sobie o czym wtedy myślałeś.

5. Obserwuj i kontroluj język ciała. Robisz coś, co odwraca uwagę od tego, co mówisz? Patrzysz na zegarek? Wzdychasz? Zerkasz w kierunku drzwi? Czy Twoje gesty lub mimika mogą być odebrane jako dezaprobata lub zniechęcenie?

6. Staraj się nie przerywać swojemu rozmówcy. Nawet jeśli czegoś nie rozumiesz, poczekaj cierpliwie do końca wypowiedzi.

7. Jeśli Twój rozmówca odpowiadając na pytanie zboczy z tematu, pomóż mu wrócić do sedna: "Mówiliśmy o wyjeździe do Londynu. Możesz podać więcej szczegółów?"

8. Obserwuj mowę ciała reportera. W rozmowie telefonicznej wsłuchuj się w ton głosu, tempo i dynamikę rozmowy. Zwracaj uwagę na pauzy. Sygnały niewerbalne pokazują czy rozmówca jest zainteresowany lub znudzony oraz kiedy potrzebuje wyjaśnienia lub chce przejść do innego wątku.

9. Okazuj empatię. Staraj się wczuć w położenie rozmówcy i zrozumieć jego punkt widzenia. Reporter zadając różne pytania nie zamierza Ci dokuczyć – chce jak najlepiej wykonać swoją pracę, czyli zebrać informacje, które zainteresują czytelników, słuchaczy lub telewidzów.

10. Postaraj się eliminować zewnętrzne zakłócenia. Zamknij okno i drzwi. Wyłącz głośny wentylator. Ścisz telewizor lub radio.

Konkluzja

Poprawiając umiejętność aktywnego słuchania zwiększysz skuteczność swoich wywiadów dla mediów oraz komunikacji w pracy i życiu prywatnym.

Uwaga: Świąteczna impreza firmowa!

Grudzień to tradycyjnie w wielu firmach, instytucjach i organizacjach czas świątecznych imprez. Chodzi o podziękowanie pracownikom za wyniki i zaangażowanie, podniesienie morale i wzmocnienie więzi z klientami.

Ale to także cztery gorące tygodnie, które mogą pod koniec roku zrujnować reputację, zdemolować karierę i zniszczyć markę. Źle zaplanowane przyjęcie może zakończyć się skandalem, o którym na pewno napiszą media.

Co najmniej dwóch moich klientów chętnie opowiadało ostatnio na naszych szkoleniach medialnych o planach firmowej Wigilii. Ich zdaniem, rezygnacja z takiej imprezy byłaby źle odebrana przez pracowników.

Percepcja i rzeczywistość

W dobie mediów społecznościowych percepcja jest ważniejsza od rzeczywistości – ważniejsza i czasem bardziej dokuczliwa.

Na przykład wystawne i kosztowne imprezy świąteczne są negatywnie oceniane przez klientów firm finansowych, które – jak wiadomo – żyją z ich pieniędzy. Jeśli pamiętasz słynną scenę świątecznej imprezy z filmu "Wilk z Wall Street", wiesz co mam na myśli.

Dlatego zanim zaczniesz głośno mówić o szczegółach świątecznej zabawy, zastanów się jak to będzie odebrane i komentowane. Jeśli zmniejszyłeś w tym roku zatrudnienie, firma musiała zapłacić odszkodowanie za przegraną sprawę w sądzie i musiałeś podnieść ceny lub obniżyć koszty, bogata impreza niekoniecznie poprawi wizerunek i reputację.

Pamiętaj także, że wszystko co się wydarzy na firmowych imprezach w okresie świątecznym będzie chętnie wykorzystane przez media, które pod koniec roku nie mają za dużo ciekawych tematów.

Bez skandalu w mediach

Im luźniejsza atmosfera na firmowym przyjęciu, na którym często jest serwowany alkohol, tym większe ryzyko, że ktoś powie coś niestosownego lub zrobi coś, co nie nadaje się na pierwsze strony gazet.

Aby uniknąć kosztownego skandalu, dobrze jest przypomnieć pracownikom kilka zasad, szczególnie tych dotyczących korzystania z mediów społecznościowych.

Każda firma powinna mieć politykę komunikacji online, w której jasno jest opisane co wolno i czego nie wolno robić, na przykład o czym nie wolno pisać i jakich zdjęć nie wolno publikować.

Oto siedem porad co zrobić, żeby świąteczne przyjęcie nie wywołało skandalu w mediach i nie przyniosło firmie wstydu:

1. Wybierz temat imprezy, który będzie się kojarzył z przyzwoitą zabawą, a nie z nadmiernym rozpasaniem. Pamiętam firmę leasingową, która zorganizowała imprezę na motywie kasyna. Hazard źle się kojarzy, szczególnie kiedy dotyczy firmy żyjącej z cudzych pieniędzy.

2. Zasady zachowania na firmowej imprezie nie powinny odbiegać od tych jakie obowiązują codziennie w pracy. Wykluczone jest molestowanie, zastraszanie i dyskryminacja. Chodzi przecież o dobrą zabawę, a nie o głupie wybryki.

3. Przypomnij pracownikom o zasadach komunikacji w mediach społecznościowych. Najwięcej problemów pojawia się właśnie po publikacji na Facebooku lub Twitterze zdjęć pracowników w kompromitujących sytuacjach.

4. Przypomnij delikatnie o nie nadużywaniu alkoholu. Na imprezach z alkoholem jest większe ryzyko wypadku i uszkodzenia mienia.

5. Jeśli to możliwe zorganizuj imprezę w dyskretnym lokalu, zamkniętym dla postronnych osób.

6. Jeśli pracujesz w znanej państwowej firmie lub instytucji, rozważ możliwość przeniesienia imprezy na styczeń – jest wtedy taniej i media żyją już innymi tematami.

7. Jeśli rozmawiasz w grudniu z mediami, ostrożnie odpowiadaj na pytania o świąteczną imprezę. Nawet drobny szczegół może wywołać niepotrzebne zainteresowanie mediów.

Konkluzja

Świąteczna impreza dla pracowników i klientów pod koniec roku służy podziękowaniu za wyniki i zachęceniu do lepszej współpracy. W jej scenariuszu nie powinno być punktów, które wywołają konsternację i krytykę pracowników i klientów.

Nie chodzi o zepsucie ludziom zabawy, ale sprawienie, że każdy rozumie prawne skutki nierozsądnego czynu i pułapki czyhające na tych, którzy przekroczą granice dobrego obyczaju w mediach społecznościowych.

Quiz: Profesjonalista czy amator w agencji PR?

Potrafisz wymyślić rewelacyjny tytuł informacji prasowej. Robisz inteligentne prezentacje. Opowiadasz świetne dowcipy. Ale..

Czy pracując w agencji PR masz czasem wrażenie, że nie jesteś właściwie rozumiany? Znasz przyczynę?

Profesjonalizm zwiększa skuteczność komunikacji w pracy i poprawia relacje. To, co mówisz i robisz będzie właściwie zrozumiane i docenione pod warunkiem, że jesteś szanowany przez współpracowników i klientów agencji.

Profesjonalne wrażenie

Na pewno znasz powiedzenie, że nigdy nie masz drugiej szansy na pierwsze wrażenie. Kiedy spotykasz kogoś pierwszy raz zachowujesz się jak profesjonalista czy amator? Cieszysz się szacunkiem w pracy i u klientów agencji PR czy ludzie przewracają na Twój widok oczami?

Zapoznaj się z krótkim testem, który pokaże Twoje miejsce na skali Profesjonalista-Amator.

Profesjonalista

• Jestem skoncentrowany.
• Lubię rywalizację.
• Jestem optymistyczny i pełen entuzjazmu.
• Chętnie słucham.
• Odzywam się kiedy mam coś do powiedzenia.
• Jestem punktualny i często przychodzę na spotkanie lub zebranie trochę przed czasem.
• Dbam o porządek w swoim komputerze i na miejscu pracy.
• Ubieram się gustownie i stosownie do okazji.
• Jeśli trzeba zostaję dłużej w pracy, żeby zakończyć pilne zadanie.
• Jestem pewny tego, co robię.
• Kończę zlecone zadania jak najszybciej.
• Cieszę się sukcesami współpracowników.
• Nie peszą mnie zasłużone pochwały.
• Poprawiam swoje błędy.
• Robię więcej niż się ode mnie oczekuje.

Amator

• Łatwo się rozpraszam.
• Staram się nie przepracowywać.
• Wolę mówić o tym, co jest złe w mojej pracy.
• Dużo mówię.
• Robię tylko to, co do mnie należy.
• Nie mam do siebie pretensji jeśli się spóźnię kilka minut do pracy lub na spotkanie z klientem.
• Mam bałagan na biurku i w komputerze. Często nie mogę znaleźć potrzebnych dokumentów.
• Ubieram się niedbale i bez gustu.
• Często spoglądam w pracy na zegar.
• Nie wiem czy dobrze pracuję.
• Mam mnóstwo zaległej pracy.
• Zazdroszczę współpracownikom sukcesów.
• Pracuję dla pochwał i komplementów.
• Ukrywam swoje błędy.
• Mam nadzieję, że nikt nie zauważy, że robię w pracy tylko absolutne minimum.

Punktacja

Minimum 12 punktów w kategorii profesjonalisty: Jesteś ceniony i lubiany przez współpracowników i klientów. Ludzie chętnie słuchają tego, co masz do powiedzenia. Właściwy człowiek na właściwym miejscu. Gratuluję!

7-11: Potrzebna jest zmiana. Sprawdź swoje słabe punkty. Przygotuj plan poprawy. W każdym tygodniu wybierz jeden punkt i systematycznie pracuj nad korektą stylu pracy.

0-6: Źle się czujesz na tym stanowisku. Poszukaj innej agencji PR albo zmień zawód. Co chciałbyś robić w życiu z przyjemnością i zaangażowaniem? Jeśli odpowiesz sobie na to pytanie, wrócą pewność siebie, motywacja i zaangażowanie.