Nie mów reporterowi wszystkiego

Siedziba mojej firmy jest w Opolu, ale większość klientów mam w Warszawie. Pociąg jedzie do stolicy tylko trzy godziny. W podróży można usłyszeć różne rzeczy.

Wczoraj obok mnie siedział rzecznik prasowy firmy zajmującej się przemysłowym przetwarzaniem odpadów. "Reporter [nazwa znanej gazety] pominął kluczowe fakty" – mówił zdenerwowany przez telefon. "Podałem mu wszystkie najważniejsze informacje, a on nie zrozumiał istoty rzeczy!"

Pomyślałem, że chyba przekazał dziennikarzowi za dużo danych. Reporter musiał sam wybrać najważniejsze fakty i cytaty.

Selekcja informacji

Rzecznicy prasowi zbyt często nie potrafią wybrać kluczowych faktów. Uważają, że muszą przekazać jak najwięcej informacji i czują się odpowiedzialni za edukację reportera.

Rola rzecznika jest inna – ma zadbać o to, żeby reporter napisał to, na czym najbardziej zależy firmie, instytucji lub organizacji i wybrał właściwe cytaty.

Oczywiście zadaniem rzecznika jest dostarczenie reporterowi informacji i pomoc w zrozumieniu tematu. Ale im więcej poda informacji, tym większe ryzyko wyboru przez reportera mniej istotnych faktów.

Najważniejsze fakty

Celem wywiadu nie jest przekazanie dziennikarzowi całej wiedzy, ale wybór najważniejszych faktów. Im więcej mówi rzecznik, tym więcej pomyłek i rozczarowań.

Powiem inaczej. Celem rzecznika prasowego nie jest przekazanie samych faktów. Wszystko co powie rzecznik musi mieć zrozumiały kontekst i znaczenie. Fakt bez kontekstu jest jak słowo bez zdania – pozornie zrozumiałe, ale narażone na różne interpretacje.

Kiedy rozmawiasz z reporterami widzisz jak gorliwie zapisują w notatniku wszystko, co mówisz. Piszą niestarannie dużymi literami i szybko przerzucają kartki. Pod koniec wywiadu mają kilkanaście kartek notatek.

Rzecznik prasowy: Nie mów reporterowi wszystkiego https://t.co/Ul3nFU6kgC #pr #reporter #rzecznikprasowy pic.twitter.com/Arpxb0SPjU

— Pressence PR (@pressencepr) 8 kwietnia 2016

Jeśli skupisz się na najważniejszych faktach, reporter nie będzie miał wątpliwości na czym Ci najbardziej zależy. Nie wiadomo czy wykorzysta te fakty w artykule, ale na pewno wie jakie jest sedno sprawy.

Jeżeli jednak zalejesz reportera potokiem informacji wyglądających na tak samo ważne, musisz mieć dużo szczęścia, żeby wybrał te najważniejsze. W takiej sytuacji reporter zwykle wybierze najciekawsze lub najbardziej kontrowersyjne fakty. To samo dotyczy cytatów.

Kontrola przekazu

Jest prosty sposób sprawdzenia czy nie odbiegasz od sedna sprawy. Jeśli w wywiadzie używasz tych (lub podobnych) wyrażeń, prawdopodobnie zgubiłeś główny wątek:

1. "A tak przy okazji..."

2. "Nawiasem mówiąc..."

3. "Tak na marginesie..."

4. "To mi przypomina..."

Konkluzja

Rzecznik prasowy, który siedział obok mnie w pociągu prawdopodobnie przekazał reporterowi za dużo informacji. Zapomniał, że jego zadaniem nie jest edukacja dziennikarza, ale wybór i przekazanie najważniejszych informacji w zrozumiałym kontekście.