Dobra informacja prasowa zawiera esencję wiadomości. Jej celem jest dotarcie do jak największej grupy dziennikarzy. Dlatego treść uproszczona jest do "najniższego wspólnego mianownika".
Na przykład, zawody sportowe w nietypowej dyscyplinie połączone z akcją charytatywną mogą liczyć na zainteresowanie mediów, w tym telewizji; natomiast prezentacja nowego programu komputerowego do obsługi tych samych zawodów sportowych ma delikatnie mówiąc... ograniczoną "wartość medialną".
Dla kontrastu, propozycja tematu jest skierowana do konkretnego dziennikarza lub redakcji. Można umieścić w niej szczegóły, które nie muszą zaciekawić wszyskich dziennikarzy. Wracając do przykładu dobroczynnej imprezy sportowej specjalista public relations może przygotować wersję dla dziennikarzy zajmujących się tematyką komputerową, inną dla piszących o dobroczynności i jeszcze inną dla tych, których interesuje sponsoring.
Propozycja tematu
Propozycje tematów są bardziej dopasowane do zainteresowań konkretnych dziennikarzy niż informacje prasowe. Dobrze zredagowane mogą od razu "wpaść w oko" redaktorowi.
Propozycje tematów wymagają głębszego poznania rynku mediów. Niezbędna jest znajomość zakresu tematyki, działów tematycznych, kalendarza wydawniczego, specjalnych dodatków i raportów. W telewizji i radiu liczy się dodatkowo wiedza o poszczególnych pasmach dnia z uwzględnieniem ramówki w dni robocze i weekendy.
Najbardziej popularne formaty to list z zapytaniem i propozycja z wypunktowaniem. Pierwszy format jest typowym listem intencyjnym. Wypunktowanie treści ma niezaprzeczalne walory użytkowe:
1. od razu przechodzi do sedna sprawy,
2. szybciej się czyta,
3. skraca tekst,
4. ma modułową konstrukcję, która ułatwia elastyczną zmianę treści.
Bez względu na format w propozycji tematu powinny się znaleźć:
1. nagłówek z nazwą organizacji i/lub komplet danych kontaktowych z osobą odpowiedzialną za udzielanie informacji mediom,
2. data,
3. zestaw informacji kontaktowych z dziennikarzem, redaktorem, wydawcą, producentem, do którego kierowana jest propozycja (to się przyda w późniejszych kontaktach) - przed wysyłką sprawdź pisownię imion i nazwisk.
4. tytuł propozycji (może to być tytuł roboczy, nazwisko, nazwa imprezy, itp),
5. wprowadzenie do tematu propozycji, po którym przedstawione są w podpunktach najważniejsze szczegóły,
6. informacje uzupełniające,
7. korzyści dla czytelników, słuchaczy lub widzów,
8. kontakty z osobami, które potwierdzą prawdziwość przedstawionych faktów,
9. dokumentacja,
10. sugestie dotyczące miejsca wykorzystania propozycji w gazecie lub czasu antenowego,
11. sugerowana długość,
12. okres jak długo propozycja jest aktualna ("Prosimy o odpowiedź do...").
Konkluzja
Podobnie jak w przypadku informacji prasowych nie można poprzestać na samym wysłaniu propozycji. Trzeba być przygotowanym na dodatkowe wyjaśnienia i dostarczenie materiałów uzupełniających.
Propozycja tematu służy także podtrzymaniu i rozbudowaniu kontaktów z dziennikarzami. Po pierwszym spotkaniu na targach handlowych wysłanie dziennikarzowi propozycji dopasowanej do jego zainteresowań będzie odebrane jako logiczna i naturalna kontynuacja rozpoczętej rozmowy.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz