Dlaczego reporterzy rozmawiają z menelami

Żeby nie było nieporozumień – mam dużo szacunku i współczucia dla ludzi, którzy nie mają ubezpieczenia zdrowotnego i nie stać ich na prywatną wizytę u dentysty.

Nie brakuje wśród nich takich, którzy żyjąc nadzieją na własny kąt, nocują w przygodnym miejscach, na przykład w opuszczonej przyczepie.

Pamiętajmy, że niektórzy osiedlają się w zapuszczonych dzielnicach przemysłowych, gdzie koszt życia jest niższy niż w spokojnych i czystych dzielnicach ludzi lepiej sytuowanych.

Mówię to, bo pamiętam pytanie jakie kiedyś usłyszałem jako dziennikarz telewizyjny: "Dlaczego reporterzy rozmawiają z brudnymi menelami bez zębów i własnego domu?"

Dlaczego? Bo kiedy w fabryce wybuchł pożar, nikt z zakładu nie chciał udzielić informacji i nie zgodził się wystąpić przed kamerą. Bezpośredni sąsiedzi fabryki byli jedynymi świadkami, którzy chcieli z nami rozmawiać.

Masz niespełna godzinę

Jeżeli jesteś szefem firmy w kryzysie, musisz zadbać o to, żeby Twój rzecznik prasowy był na miejscu wypadku przed mediami. Dziennikarze zwykle potrzebują od 30 minut do godziny, żeby dotrzeć na miejsce. Najszybsze są media internetowe.

Rzecznik prasowy powinien wygłosić pierwsze oświadczenie nie później niż godzinę po wypadku. Im wcześniej, tym lepiej, ale nigdy później niż po godzinie.

Reporterzy potrzebują faktów i komentarzy – wiedzą, że muszą je zdobyć. Dziennikarz musi dotrzeć do świadków zdarzenia – jeśli tego nie zrobi, może mieć kłopoty w redakcji.

Jeśli rzecznik prasowy nie przekaże mediom podstawowych informacji, pójdą szukać ich w innych źródłach. Ci, którzy udzielą tych informacji nie muszą być Twoimi przyjaciółmi, nie muszą podzielać Twego punktu widzenia i nawet nie muszą znać tych faktów – wystarczy, że chcą mówić, bo na przykład, lubią występować w telewizji :-)

Jak nie Ty, to kto?

W erze rozwoju mediów społecznościowych, portale internetowe coraz chętniej publikują zdjęcia i nagrania video wykonane przez bezpośrednich świadków. Jedno zdjęcie lub film video z telefonu komórkowego jest w stanie zniszczyć Twoją reputację.

Co możesz zrobić w tej sytuacji?

Po pierwsze, opracuj procedury, dzięki którym rzecznik prasowy zawsze będzie do dyspozycji mediów zaraz po wypadku.

Po drugie, przygotuj i przetestuj plan komunikacji kryzysowej, w którym znajdą się zestawy komunikatów i oświadczeń odnoszące się do wszystkich kryzysów jakie mogą wydarzyć się w firmie.

Rzecznik prasowy znając procedury i dysponując gotowymi szablonami z planu kryzysowego powinien wystąpić przed dziennikarzami z pierwszym oświadczeniem niezwłocznie po ustaleniu podstawowych faktów. Od odbioru tego oświadczenia zależy powodzenie całej komunikacji kryzysowej. Treść oświadczenia należy następnie umieścić na firmowej witrynie WWW, wysłać mediom, pracownikom i innym kluczowym grupom otoczenia.

Nie musisz wiedzieć wszystkiego

Oświadczenie musisz wygłosić nawet kiedy nie znasz wszystkich faktów. Niezmiernie istotne jest, żeby to oświadczenie wygłosić osobiście. Osoba, która stoi przed dziennikarzami dodaje komunikatowi wiarygodności. Pisemny komunikat jest tylko zestawem suchych słów na papierze.

Jednym z największych problemów w szybkiej publikacji pierwszego komunikatu jest długa i czasochłonna procedura zatwierdzania jego treści przez zarząd i prawników. Można to skrócić przez wcześniejsze opracowanie szablonów typowych komunikatów i zatwierdzenie ich przez szefów i dział prawny. Dział public relations wypełnia potem tylko wolne miejsca w gotowych szablonach.

Tworzenie szablonów komunikatów to jeden z elementów procesu budowania planu komunikacji kryzysowej. Gotowe szablony mają wolne miejsca do wypełnienia i dział public relations jest upoważniony do wpisania potrzebnych danych: godzina, data, miejsce i inne kluczowe fakty. Szefowie i prawnicy powinni wypracować oparte na wzajemnym zaufaniu relacje z działem public relations – tylko takie relacje umożliwiają przyśpieszenie procesu komunikacji kryzysowej.

Im więcej konkretnych i aktualnych informacji przekażesz w kryzysie mediom, tym mniejsza będzie u nich pokusa szukania informacji w innych źródłach, na przykład, u źle poinformowanych świadków, którzy Twoim kosztem chcą zostać gwiazdami telewizji.

Im więcej czasu skupisz na sobie, tym mniej czasu media spędzą na wywiadach z menelami bez zębów i własnego domu.