1. Zaproszenie
Zwołanie konferencji prasowej nie jest łatwą decyzją. Nie wiesz, którzy zaproszeni dziennikarze przyjdą (szczególnie w nieznanym mieście), a natarczywe pytania każdego mogą zbić z tropu. Z drugiej strony, konferencja prasowa może przynieść korzyści pod warunkiem, że potrafisz zachować kontrolę nad jej przebiegiem.
2. Przygotowanie
Konferencja prasowa musi być tak przygotowana, abyś panował nad wszystkim, co media mogą odnotować, utrwalić na dysku dźwiękowym lub video.
Organizatorzy konferencji siedzieli na jednym końcu długiego stołu - dziennikarze na drugim skraju. Stwarzało to poczucie dystansu, a reporterzy radiowi mieli kłopoty z ustawieniem mikrofonów.
Aby zwrócić na siebie uwagę, musisz sprawiać wrażenie osoby skupionej, zainteresowanej i przygotowanej. Siedzenie za stołem może Ciebie za bardzo rozluźnić. Poza tym, stół może stworzyć poczucie odgrodzenia i bariery.
Zazwyczaj najlepiej prowadzić konferencję prasową na stojąco. Od stołu konferencyjnego lepsze jest podium. Umożliwia to dziennikarzom dogodne ustawienie mikrofonów w odpowiedniej odległości i jednocześnie zapewnienie dobrej jakości dźwięku. Jesteś też wtedy doskonale kadrowany przez fotoreporterów i kamery.
3. Siła w liczbie?
W konferencji uczestniczyły trzy osoby - wszyscy znakomicie przedstawiali informacje. Jednak w większości przypadków prowadzenie konferencji przez więcej niż jedną osobę może być ryzykowne. Im więcej mówców, tym mniejsza kontrola nad informacją, którą chcesz usłyszeć w głównym wydaniu dziennika. "Kontrola" to słowo kluczowe.
Jeśli trzy osoby mówią na ten sam temat, każda z nich robi to w inny sposób. Reporter musi wybierać najlepsze fragmenty z poszczególnych wypowiedzi - łatwiej wtedy o cytat "wyrwany z kontekstu" lub mylny komentarz. Również jeśli dziennikarz później będzie miał dodatkowe pytanie, powinna na nie odpowiedzieć jedna osoba.
Decyzja o większej liczbie osób udzielających informacji ma jeden duży atut: pokazuje konsensus.
4. Mów do ludzi.
Na konferencji prasowej rzecznik musi być przekonujący. Powiedz ludziom jak zmiana opłat parkingowych w centrum poprawi stan chodników i ograniczy zanieczyszczenie środowiska.
Wytłumacz w jaki sposób zwiększenie uprawnień straży miejskiej ukróci wybryki młodocianych chuliganów. Zazwyczaj niezbędne jest szkolenie, które nauczy zawodowców pozbycia się profesjonalnego żargonu.
Używaj wpadających w ucho zwrotów i mów krótko. Pokaż, że sprawy, które są ważne dla Ciebie są również żywotne dla innych ludzi. Samo stwierdzenie, że problem jest istotny to za mało, aby zwrócić na niego uwagę.
Równie ważne jest ograniczenie do minimum statystyk. Wszelkie wyliczenia fatalnie wypadają przed kamerą i zazwyczaj zachęcają do... ziewania. Przedstaw te liczby w informacji uzupełniającej lub poczekaj na pytanie dziennikarza.
Dziennikarze radiowi i telewizyjni chwytają za pióra, kiedy komentarz jest emocjonalny lub chwytliwy. Odkładają je, gdy słyszą oficjalne stanowisko organizacji lub informacja jest pełna statystyk. Kiedy rozmowa ponownie staje się soczysta, pióra natychmiast ruszają do pracy.
5. Zanim media zadadzą pytanie, zadaj je sobie sam.
Zapytaj siebie co chcesz powiedzieć i ogranicz przekaz do trzech najważniejszych myśli. Potem zadaj sobie pytanie: Do kogo mówisz - rodziców, dzieci, sędziów, radnych? Adresuj odpowiedzi do nich, nie do dziennikarzy. Pamiętaj, że oglądaniu telewizji coraz częściej towarzyszy wykonywanie także innych czynności (gotowanie, jedzenie obiadu, pranie, pomaganie dzieciom w odrabianiu lekcji, obcinanie paznokci). Jedynym sposobem zdobycia zainteresowania jest mówienie do nich prostym językiem.
6. Chwytliwe słowa
Czasem dziennikarz użyje w pytaniu chwytliwego lub nowego określenia po to tylko, abyś powtórzył je w odpowiedzi. Uważaj na tę pułapkę.
Reporter zapytał na konferencji prasowej prezesa firmy komputerowej dlaczego ceny za wykonanie stron WWW są "horrendalnie wysokie". Dziennikarz chciał sprawdzić czy prezes powtórzy to słowo w wyjaśnieniu i przez powtórzenie potwierdzi zasadność zarzutu.
Kiedy padnie odpowiedź: "Nie sądzę, że ceny wykonania stron WWW są horrendalnie wysokie." wszyscy naprawdę usłyszą: "Sądzę, że ceny wykonania stron WWW są horrendalnie wysokie." Odpowiedź na tak postawione pytanie powinna być pozytywna, na przykład: "Zawsze wykonujemy nasz usługi na najwyższym profesjonalnym poziomie. To wymaga zaangażowania najlepszych fachowców, którzy znają swoją cenę."
7. Budowanie relacji
Dziennikarze powinni wiedzieć, gdzie zdobyć interesujące informacje. Tzw. "źródła" to krwiobieg każdego dziennikarza. Naturalne jest, że dziennikarz skorzysta ze źródła, które uzna za szybkie, ciekawe i wiarygodne. Dlatego zawsze musisz być osiągalny i prawdomówny - i wcale nie musisz mówić wszystkiego, co wiesz.
Praktyczne wskazówki jak zainteresować dziennikarza:
a. Odrób pracę domową.
b. Dowiedz się, którzy dziennikarze piszą na interesujące Ciebie tematy.
c. Przeczytaj kilka ich ostatnich artykułów.
d. Nawiąż do tych publikacji w czasie rozmowy z wybranym dziennikarzem.
e. Działaj szybko. Pomyśl o alternatywach, jeżeli dziennikarz odrzuci Twój pierwszy pomysł.
f. Podaj trzy powody dlaczego temat zainteresuje czytelnika.
g. Bądź wyrozumiały, jeśli reporter będzie szorstki.
h. Bądź cierpliwy, jeśli usłyszysz: "No i co z tego?", być może dziennikarz tylko sprawdza jak dobrze przygotowałeś się do rozmowy.
i. Reporterzy muszą "sprzedawać" pomysły wydawcom, tak jak Ty musisz "sprzedawać" je dziennikarzom. Daj im amunicję, a oni zrobią z niej użytek.
8. Teraz wiesz już wszystko?
W czasie wspomnianej konferencji prasowej, kiedy jeszcze pracowały telewizyjne kamery, dziennikarz poprosił o kilka danych statystycznych. Niestety, organizatorzy nie mieli dokładnych liczb. Najlepszą rzeczą jaką możesz wtedy zrobić, to powiedzieć reporterowi, że odpowiesz po konferencji. Spełnienie tej obietnicy to priorytet. Dziennikarz będzie traktować Ciebie jak eksperta, który nie udaje i nie zmyśla, kiedy nie pamięta szczegółowych danych - tylko po prostu je sprawdza.
Najgorszą rzeczą w sytuacji, kiedy nie znasz odpowiedzi jest udawanie, że jest inaczej. To szukanie niepotrzebnych kłopotów. Dziennikarz może przypomnieć niefortunną wypowiedź, kiedy tylko ma na to ochotę.
Konkluzja
Zadaniem dziennikarza jest zdobywanie informacji. Dlatego im większą zachowasz kontrolę na tym co będzie powiedziane i im lepsze wypracujesz relacje, tym bardziej pozytywny rezultat znajdziesz w gazecie, telewizji, radiu i Internecie.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu konferencji prasowej lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz